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Al elaborar el formato 1002, las personas naturales pueden ser reportadas o con “Nit” o con “cédula”
Aun tratándose de personas naturales que posean “Nit”, las mismas pueden ser reportadas con su “cédula de ciudadanía”
Por estas fechas aun se siguen suministrando a la DIAN gran parte de los reportes con información exógena tributaria correspondientes al año gravable 2006 solicitados por tal entidad mediante sus resoluciones 12800 a 12808 de oct.de 2006 .
Justamente entre el 5 de junio y el 24 de agosto de 2007 (ver art.18 resolución 12807) se vencen los plazos para aquellos reportantes que únicamente deben suministrar, en el formato 1002, la información relativa a la totalidad de las retenciones en la fuente (a titulo de renta, IVa y timbre) que practicaron a terceros durante todo el año 2006 (consulta un editorial anterior relacionado ; y la conferencia No.3 de nuestro producto “Información exógena tributaria a la DIAN año 2006 ”)
Al respecto, y según lo indica el art.23 de la resolución 12807, cuando se ha de incluir a algún tercero dentro de dicho formato 1002 (o dentro de cualquiera de los formatos mencionados en esa misma resolución 12807), el campo “tipo de documento” con que se identifica a dicho tercero se debe diligenciar con una cualquiera de las siguientes 9 opciones:
11. Registro civil de nacimiento
12. Tarjeta de identidad
13. Cédula de ciudadanía
21. Tarjeta de extranjería
22. Cédula de extranjería
31. NIT
41. Pasaporte
42. Tipo de documento extranjero
43. Documento definido para información exógena
Las personas naturales, aun cuando tengan “nit”, pueden ser reportadas con su “cédula de ciudadanía”
Sin embargo, cuando se trata de incluir en dichos formatos a un tercero que era “persona natural”, algunos de los asistentes o demás personal encargados de diligenciar el respectivo formato tiene dudas en que si no tienen a la mano el dato exacto del “Nit” de dichas personas naturales (pues el listado contable de donde están tomando los datos no deja distinguir si el numero es un “Nit” o era la simple “cédula de ciudadanía”), pero es claro que esa persona natural sí cuenta con “Nit” (pues pertenecen por ejemplo al régimen común o al simplificado del IVA y por ello debió figurar inscrito en el RUT obteniendo su “Nit”), que si entonces podría hacerse el reporte usando la “cédula de ciudadanía” de dicha persona natural
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Al respecto, y tratándose de reportar a terceros que sean personas naturales, no habría ningún inconveniente en que tratándose aun de personas naturales que sí cuentan con su “Nit”, las mismas sean reportadas identificándolas con su “cédula de ciudadanía”. Es decir, sería irrelevante usar el “tipo de documento 13” o el “tipo de documento 31” .
Lo anterior ha sido respaldado por varios expertos ex funcionarios de la División de Información exógena de la DIAN , y tiene su razón de ser en el hecho de que cuando una “persona natural” debe acudir a tramitar su RUT y obtener de esa forma su número de “Nit”, el mismo número de su cédula de ciudadanía, al cual simplemente se le agrega un número más conocido como “digito de verificación”, el que se convierte en su número de “Nit”
Por tanto, a la DIAN no se le causa ningún traumatismo en identificar a una persona natural todas las veces con su “cédula de ciudadanía” (a pesar de que cuente con su “Nit”), pues con ese dato de la cédula es suficiente para rastrearla en sus bases de datos y hasta para hacer cruces de información con todos los demás datos reportados por los demás reportantes
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Me parece que aquí el problema es con la deducibilidad de lo pagado. Es decir, si se reporta una cédula de ciudadanía por el pago, por ejemplo, de honorarios, en cruce de información la DIAN puede cuestionar que este pago se hizo a personas sin RUT, por lo tanto no sería deducible en Renta.
EN EL FONDO LO IMPORTANTE NO ES TENER EL RUT FISICO DE LAS PERSONAS SINO QUE REALMENTE LO TENGAN, POR QUE LA DIAN CON LOS CRUCES EL SISTEMA LE INDICA SI UN INFORMADO TIENE RUT O NO.
SERIA SANA UNA PRACTICA QUE QUIENES PRESTAN O VENDEN SERVICIOS (ESPECIALMENTE LOS DEL REGIMEN SIMPLIFICADO) EN LOS DOCUMENTOS DE VENTA (FACTURA O DOC EQUIV.) PUBLICARAN SU NUMERO DE RUT Y FECHA Y QUE EN LOS PROGRAMAS DE CONTABILIDAD VIENERA UN CAMPO PARA REGISTRAR DICHO NUMERO.
Estoy de auerdo con el comentario de Efraín, si hacemos compras de productos o servicios a personas que no tienen RUT y por ende NIT, los costos y gastos en que incurrimos pueden ser no deducibles de renta, y pueden obligarnos a modificar las declaraciones de IVA presentadas, donde, muy seguramente descontamos IVA, ya sea el pagado o el asumido.
Además que es responsabilidad del comprador, en especial con las personas del Régimen simplificado, tener copia de su RUT e identificar si los servicios que nos están prestando están inscritos dentro de sus actividades económicas.
Cuando paso los archivos por el prevalidador, el me solicita que al tercero le modifique los datos; o sea de 13 a 31, o de razón social lo pase a nombre.
Si es tan indiferente el prevalidador no debería arrojaría errores al respecto?
El prevalidador muestra error cuando se digita el código 31 y no se digita el DV
Me parece positivo, facilita su elaboración y reduce el tiempo que demanda la atención de estos asuntos de forma.
saludos a toda la comunidad
una persona natural no es agente de retenfuente pero es regimen comun y realizo retenciones de iva a regimen simplificado durante el 2006, Debe presentar el formulario 1002? el presento las declaraciones de retenfuente mensuales durante el 2006 declarando solamente retenciones al regimen simplificado..Les agradeceria me enviaran la respuesta a mi correo…Gracias
DOLLY LUNA TENGO DOS CLIENTES EN IGUAL DE CONDICIONES NO SON AGENTES
DE RTE FTE SOLO SE LE PRACTICA IVA RETENIDO A LAS COMPRAS AL REGIMEN
COMUN.
SOLO SE LE REPORTA EL FORMATO 1002 POR RETENCIONES DE IVA AL REGIMEN
SIMPLIFICADO.YA QUE ESTA CONTEMPLADO EL CONCEPTO POR EL CUAL SE DEBEN
REPORTAR.
El pasado jueves 14 de Febrero de este a;o, en la conferencia que realizo la Dian, sobre la informacion exogena del a;o gravable 2007, el se;or Pedro Jose Franco, contesta a esta pregunta afirmando que si es necesario que dichas personas, aun no siendo agentes de retencion en la fuente, por haber realizado operaciones con regimen simplificado deban informar en medios magneticos formato 1002, en el respectivo codigo de regimen simplificado.
Espero que sea de utilidad.
Elizabeth Cristina Torres Roldan
Contadora Publica
Me parece necesario y apropiado en ” no gastar” tiempo en asuntos de forma, me parece que esto simplifica el trabajo y reduce el tiempo de los funcionarios de la Dian y nosotros
la resolucion 12805 de oct.26/2006,es obligacion de toda persona sin importar elpatrimonio presentar a la dian formacion con los datos de todos los clientes a quienes se les facture?? por favor saquenme de esta duda,quizas este interpretando malla norma, gracias
Terniendo en cuenta todos los anteriores comentarios ya no acepta el prevalidade el código 13 sino el 31 y debe ser así porque todos debemos de tener rut (Nit) o de lo contrario no es deducible el costo o gasto
Saludoa todos, quisiera me resolvieran esta duda. cuando se vende a personas naturales y estas no tiene rut, si no cedula, como se hace para reportarlos si el numero de la cedula existe o no, por lo q el contribuyente para q no lo graven puede dar otro numero
quisiera saber si estoy reportado en la dian mi cedula es 7540754