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Al examinar con más detenimiento las especificaciones técnicas con las cuales se ha de suministrar la información tributaria del año 2006, se puede vislumbrar que la DIAN ha creado nuevos “códigos” a utilizar, tanto en la parte de “Encabezado” como en la parte de “Contenido” de varios de los “formatos” a que se hace referencia en las resoluciones 12800 a 12807.

Por ejemplo, en relación con los códigos para diligenciar el “tipo de documento del tercero” (información que se diligencia en la parte del “encabezado” de todos los “formatos”), podemos observar que se esta vez se utilizarán, a parte de los que ya se usaron en el proceso del año 2005 (11-Registro civil, 12-Tarjeta de identidad, 13-Cédula de ciudadanía; 21-Tarjeta de extranjería, 22-Cédula de extranjería, 31-Nit, 41-Pasaporte), dos nuevos códigos a saber :

• 42-Tipo de documento extranjero y
• 43-Documento definido para información exógena.

(véase el art.23 de la resolución 12807)

Entendemos que al hacer afinamientos en este tipo de códigos para identificar el “tipo de documento del tercero”, la DIAN busca evitarse las complicaciones que se le han presentado cuando al tratar de validar los reportes del año 2005, se ha detectado como un “error” el que los reportantes de tales medios hayan dicho que el tercero identificado con el “NIt” 444.444.444 tenía código “31-Nit”.

Pero resulta que en las bases de datos del RUT administrado por la DIAN, ese “NIt” no existe, y en consecuencia, se arroja el error de “nit no existe en RUT”. Por tanto, para el ejercicio 2006, las resoluciones señalan que al usar el numero 444.444.444, ese número no se identificará con el código “31-Nit”, sino con el código 43-Documento definido para información exógena’” (véase por ejemplo el parágrafo 3 del art.4 de la resolución 12807)

Y de otra parte, en relación con los códigos para diligenciar algunos aspectos de “Contenido” en varios de los formatos mencionados en la resolución 12807, la DIAN también ha creado algunos códigos nuevos esta vez, como por ejemplo los códigos para reportar las “retenciones de renta asumidas”, o las “retenciones de IVA al régimen simplificado”, etc. (ver el art.5 de la resolución 12807)

En consecuencia, ante estos cambios en las especificaciones técnicas para la construcción de los “formatos”, es necesario que quienes deban preparar alguno o varios de los mismos permanezcan a la expectativa de cuando la DIAN pueda proveer a través de su portal de Internet, y en forma gratuita, una versión actualizada de su “prevalidador tributario”, el cual es la herramienta construida por la DIAN para que a través del Excel (eso sí, un Excel que sea versión 2000 en adelante) se pueda capturar más fácilmente la información y luego convertirla en archivos XML.

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