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De conformidad con las normas contenidas en los art.514 hasta 554 del actual Estatuto Tributario Nacional, el impuesto de timbre es un impuesto que se causa con el solo otorgamiento o elaboración de ciertas clases de documentos (publicos o privados) en los que se cumplan ciertas características especiales definidas en tales normas (se toma en cuenta el tipo de documento, es decir, si es "de cuantía determinada" o de "cuantía indeterminada" o "sin cuantía"; tambien quienes intervienen en el mismo, es decir, si son personas naturales "comerciantes" o personas naturales "no comerciantes", etc).

En algunos casos, el impuesto se determina con un valor absoluto fijo definido en la norma (como en el caso de la expedición de visas o pasaportes, o salvoconductos; ver art.521 a 524 del ET). Pero en otros casos se debe aplicar la tarifa general del 1,5% a lo que la norma haya señalado como la "base gravable" sujeta al impuesto, es decir, al monto de la obligación pactada en el documento (ver art.519 del ET

Ahora bien, una vez se ha definido el monto del impuesto de timbre, la norma contenida en el art.518 del ET (reglamentado on los decretos 1189/88, 2076/92, 180/93, 747/96 y 2588/99) indica que alguna de las personas o entidades que actúan en la expedición del documento (casi siempre el que actúa como otorgante) debe proceder a "retener" (es decir, actuar como "agente de retención") el valor de dicho impuesto y consignarlo a la DIAN en el mismo formulario para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente en las que también se reportan las otras retenciones administradas por diha entidad (retenciones a título del impuesto de renta y complementarios, y retenciones en la fuente a título del impuesto de IVA)

Según la extructura del formulario diseñado para declaraciones mensuales de retenciones en la fuente a ser utilizado durante el presente año 2006 (vease el formulario 350), esas retenciones a título del impuesto de timbre deberán ser reportadas en los renglones 50 y 51 de dicho formulario.

Una vez reportadas las respectivas "retenciones a título del impuesto de timbre" por parte de quien actuó como "agente de retención", en ese caso la persona o entidad que las reportó y pagó a la DIAN debe dar cumplimiento a lo indicado en elos artículos 539-1 y 539-2 en los cuales leemos lo siguiente (los resaltados son nuestros):

ART. 539-1.—Adicionado. L. 6ª/92, art. 41. Obligaciones del agente de retención de timbre. Los agentes de retención del impuesto de timbre deberán cumplir con las obligaciones consagradas en el título II del libro segundo del estatuto tributario, salvo en lo referente a la expedición de certificados, los cuales deberán ser expedidos y entregados cada vez que el retenedor perciba el pago del impuesto, en los formatos oficiales que prescriba la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos Nacionales y con la información mínima que se señala en el artículo siguiente.

ART. 539-2.—Adicionado. L. 6ª/92, art. 41. Obligación de expedir certificados. Los agentes de retención en timbre deberán expedir al contribuyente, por cada causación y pago del gravamen, un certificado, según el formato que prescriba la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos Nacionales, en el que conste:
1. La descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación de su fecha y cuantía.
2. Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria de las personas o entidades que intervienen en el documento o acto.
3. El valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando fuere el caso.

 

Y en el mas reciente decreto sobre regulación de los plazos que se tienen para expedir certificados por retenciones en la fuente practicadas (decreto 4714 de dic 2005), su artículo 34 establece lo siguiente :

ART. 34.—Obligación de expedir certificados por parte del agente retenedor de timbre. Los agentes de retención del impuesto de timbre, deberán expedir al contribuyente por cada causación y pago del gravamen, un certificado según el formato prescrito por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
El certificado a que se refiere este artículo, deberá expedirse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre y debió efectuarse la retención.

Como vemos, el certificado por retenciones a título del impuesto de timbre debe expedirse "según el formato prescrito" por la DIAN. Al respecto, y hasta la fecha en que se elabora la presente herramienta, la única norma expedida por la DIAN y en la que se definió cual habría de ser el "formato para expedición de los certificados de retencion practicada a título de impuesto de timbre" es la contenida en la resolución 2867 de diciembre 29 de 1992.En la hoja adjunta se presenta entonces un modelo de "certificado de retención en la fuente a título de impuesto de timbre" en el cual se cumple con todos los aspectos definidos en la resolución 2867 de diciembre 29 de 1992 sobre lo que debe contener dicho certificado.

Haz click aquí para descargar el modelo en Excel

* Para guardarlo en tu computador, haz click en el botón secundario del mouse, y haz click en “Guardar destino como…” (o “Save target as…” en Inglés).

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