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Hace ya dos años que la DIAN puso en funcionamiento toda la plataforma tecnológica necesaria para que quienes son responsables de alguna de las obligaciones tributarias administradas por dicha entidad cumplan con la obligación formal de inscribirse, actualizar y/o cancelar su respectivo “ Registro Único Tributario” (véase el art.555-2 del ET , el decreto 2788 de agosto 31 de 2004 ).

Y aunque el proceso de “inscripción”, al igual que muchos de los casos que impliquen una “actualización” del respectivo RUT se pueden agilizar mediante acceder en primer lugar al portal de Internet de la DIAN www.dian.gov.co , y de esa forma evitar hacer la larga cola de la asistencia personalizada en las dependencias de la DIAN (que es la otra opción para dichos trámites), sucede que algunos trámites relacionados con la “actualización” no se pueden realizar por el portal de Internet y exigen forzosamente acudir en forma personal hasta las sedes de la DIAN.

Solo se pueden actualizar por Internet los datos de la primera página del RUT

Dependiendo del tipo de contribuyente que se trate, algunos de ellos, en su proceso de “inscripción” , solo necesitarán diligenciar la primera de las 6 páginas que en total componen el RUT.

Pero a los demás les compete, en ese mismo proceso de “inscripción”, tener que diligenciar la información de todas las 6 páginas. Recordemos los títulos de cada una de esas 6 páginas:

• Primera página (Hoja principal): en ella quedará contenida la información más básica del inscrito, entre ellas, sus nombres o razón social, su dirección de correo y los códigos de sus responsabilidades tributarias)

• Segunda página : que se diligencia básicamente por parte de las personas jurídicas, pues implica notificar a la DIAN qué tipo de organización jurídica tienen, y cuales han sido sus más recientes reformas estatutarias.

• Tercera Página (representación) : donde se informan los datos básicos de quienes pueden actuar como representantes legales o jurídicos de la persona jurídica o natural que se inscribe en el RUT.

• Cuarta página (socios y/o miembros de juntas directivas): en ella quedará contenida toda la información sobre quienes son los socios y miembros de juntas directivas para los inscritos que sean personas jurídicas.

• Quinta página (Revisor Fiscal y contador): donde se menciona cuales son las personas jurídicas y/o naturales que ostentan la calidad de Revisor Fiscal y/o contador del respectivo inscrito en el RUT (nota: está será una página que muchas empresas y personas naturales tendrán que estar actualizando por estos días; consulta el porqué en nuestro editorial anterior “Quienes presentaron medios magnéticos 2005 virtualmente deberán ahora presentar sus declaraciones tributarias por esa misma vía” )

• Sexta página (establecimientos) : donde se indica la información más basica por cada una de los establecimientos, agencias, sucursales, oficinas o sedes de negocio que llega a tener la persona natural o jurídica que se inscribe en el RUT

Si una vez agotado el proceso de “inscripción” se requiere efectuar alguna “actualización” a cualquiera de todas esas páginas antes mencionadas, es importante tener presente lo que la misma DIAN dispuso en el art.7 de su resolución 8502 de septiembre 21 de 2004 en cuyos dos primeros incisos leemos lo siguiente:

ARTICULO 7. Actualización. La actualización de la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, se realizará por Internet o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los puntos de atención de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en las Cámaras de Comercio, Consulados y otras entidades públicas o privadas, facultadas para el efecto.

 La actualización por Internet, sólo procederá para las modificaciones o adiciones de los campos contenidos en la primera hoja del formulario . Las demás modificaciones o adiciones deben ser asistidas en los puntos de atención habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

[los subrayados son nuestros]

Como vemos, el proceso de agilizar una actualización por Internet no está permitido si dicha actualización se necesita para hacer modificaciones a las páginas 2 a 6 del respectivo formulario, modificaciones estas que van a requerir ir siempre en forma presencial hasta las sedes de la DIAN.

Cada actualización se identifica con un código especial

Para quienes son auditores de los documentos legales de la empresa, es conveniente tener claro lo que significan los distintos “códigos” con los cuales se identifican las distintas “actualizaciones” que se efectúen al RUT.

Para ello, es necesario aclarar en primer lugar que cuando se culmina el proceso de “inscripción”, en la primera página del RUT, en su casilla 02 (véase la parte superior de dicha primera página), terminará figurando el código “ 01” (inscripción).

Pero cuando se haga necesario efectuar alguna “actualización” posterior, en ese caso esa misma casilla 02 de la primera página podría llegar a reflejar los códigos “ 02” , “ 03” , “ 04” , “ 05” o “ 06” los cuales se generan de la siguiente forma:

Código	Descripción
02	Cuando se actualizan datos de identificación, ubicación, responsabilidades y clasificación en lo relacionado con : actividad económica, ocupación y numero de establecimientos informados en la inscripción y posteriores actualizaciones ante la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales
03	Este código se genera cuando se trata de una actualización en la cual una persona natural que figuraba como responsable del Régimen común del IVA se cambia al régimen simplificado del IVA (ver art.505 del ET ; consulta también nuestro editorial al respecto )
04	Se genera cuando se trata de una actualización relacionada con el cese de actividades en el impuesto sobre las ventas ( ver art.614 del ET )
05	Se genera cuando se lleva a cabo la cancelación total de la inscripción en el registro único tributario. Tal cancelación se efectúa por fallecimiento del inscrito que era persona natural, o por la liquidación, fusión, absorción o escisión si el inscrito era una persona jurídica
06	Se genera cuando se trata de una actualización por cese de otras “responsabilidades” diferentes a la del Impuesto sobre las ventas (recuérdese que cada “responsabilidad”, tal como figuran en casilla 53 de la primera página del RUT, tiene un respectivo código; en el caso de la “responsabilidad frente al IVA”, la misma se identifica con los códigos 11-Régimen Comun, 12- Régimen Simplificado)

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