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El desorden en la carpeta de documentos Mercantiles

El archivo de Documentos Legales de la empresa, que eventualmente es administrado por el Departamento Contable, en ocasiones puede llegar a verse algo “desordenado”, para decirlo de alguna manera.

Con la palabra “desorden” nos estamos refiriendo a que los archivos de tales documentos pueden enfrentar alguna o varias de las siguientes situaciones:

1. ¡No existen! (no se sabe donde puedan estar…)
2. Existen, pero están incompletos (les hace falta mayor documentación explicativa anexa)
3. Existen, pero tiene “mezclas”, es decir, en un mismo archivo se encuentran documentos de naturalezas totalmente distintas.

Muchas veces, dicho ‘desorden’ se deriva de una falta de “orientación” sobre la manera correcta en que se esperarían encontrar los documentos por parte de los distintos usuarios de los mismos;

Es decir, por parte de los auxiliares de contabilidad, el contador, los auditores internos o externos, la revisoría fiscal, los socios, las autoridades tributarias, etc.

En otros casos, el desorden puede originarse en que muchas personas distintas les “meten la mano” a estos documentos, con su propia visión o ‘estilo’ de cómo deberían estar archivados.

A veces, en una misma empresa, en cortos espacios de tiempo, se cambia de gerente, de contador, o de revisor fiscal, y quien llega no mejora el archivo dejado por su antecesor, sino que inicia uno totalmente nuevo.

El Revisor Fiscal, el principal interesado en que haya orden en los documentos de sus clientes

La anterior situación reviste importancia en especial para el ejercicio de la Revisoría Fiscal , por cuanto es conocido que el profesional que ejerce dicho cargo siempre incluye, en su dictamen a los estados financieros, una frase que dice: “Así mismo certifico que los archivos y documentación de la empresa se llevan y conservan en debida forma…”.

Por tanto, surge la pregunta: ¿Cómo puede tenerse un buen grado de certeza de que los documentos si están archivados en “debida forma”?

Para ello, lo mejor sería dar instrucciones al Departamento Contable y Legal de la empresa sobre la forma más o menos “ideal” en que deberían ser archivados los documentos, siempre teniendo como objetivo que al momento de ser empleado por cualquier usuario, el mismo contenga lo que dicho usuario esperaría encontrar.

Como la tarea de “ordenar” los archivos de la documentación legal y tributaria de las empresas, y la forma de hacerlo, es dedición de cada empresa, a continuación daremos algunos consejos útiles para optimizar este archivo.

Recordemos que este es uno de los archivos más importantes de la empresa, toda vez que recoge información sensible, relacionada con el Registro Mercantil y otros documentos que se hacen públicos en la Cámara de Comercio.

Recomendaciones para mejorar el archivo de los documentos que se registran en la Cámara de Comercio

En esta carpeta el usuario espera encontrar sólo la documentación relativa a los actos que impliquen un registro en Cámara de comercio, tales como:

• - Escritura de constitución
• - Copias de los formularios de inscripción en el registro mercantil
• - Reformas sociales
• - Renovaciones del registro mercantil
• - Correspondencia enviada a la Cámara de Comercio
• - Correspondencia recibida de la Cámara , etc.

Por ende, la forma mas simple de organizar este archivo es destinar una Carpeta Legajadora donde los documentos que van al lado derecho pueden ser organizados por “Categorías”, y dentro de ellas, archivar en orden cronológico.

Dichas “categorías” serian (de arriba hacia abajo) las siguientes:

1ª categoría: “certificados de existencia y representación legal”

Allí irían archivados el certificado mas reciente de primero y atrás irían los anteriores. Lo conveniente es dejar máximo un certificado por cada año (cuando se van volviendo viejos) y si en un mismo año hubo alguna modificación estatutaria entonces conservar un certificado de antes de la modificación y uno que ya muestre los cambios introducidos por la modificación.

2ª categoría: “certificados de registro de libros”

Allí irían archivados el certificado mas reciente de primero y atrás irán los anteriores.

3ª categoría: “correspondencia enviada a la cámara de comercio”

Puede ser de cuando se solicitan inscripciones de libros oficiales, o se solicitan registros de nombramiento de gerente y/o revisor fiscal, o cuando se anuncian las remociones de cargos y los nombramientos de las nuevas personas para esos cargaos, etc.

4ª categoría: “formularios de inscripción y/o renovaciones anuales”

Formularios de la matrícula mercantil y del establecimiento de comercio. Allí ira de primera la renovación mas reciente que se halla efectuado y atrás irían quedando las anteriores.

5ª categoría: “escrituras públicas”

Escrituras que hayan tenido que ser registradas en Cámara de Comercio. En primer lugar ira la que corresponda a la más reciente modificación estatutaria y detrás de esta las que correspondan a las anteriores reformas. De última, en el fondo, siempre quedara la escritura de constitución.

Para distinguir donde empieza una “categoría” y donde empieza la siguiente, se pueden usar por ejemplo cartulinas separadoras de colores. Al lado izquierdo de esta carpeta no se debe archivar ningún tipo de documento.

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