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Desde la entrada en vigencia del decreto 2788 de agosto de 2004, todas las personas naturales y jurídicas que sean responsables de obligaciones tributarias ante la DIAN deben cumplir con su inscripción en el Registro único Tributario RUT en forma previa al inicio de las actividades económicas (ver art.7 del decreto 2788/04)Y si en algún momento posterior a dicha inscripción se hace necesario efectuar alguna actualización de los datos contenidos en el RUT, tales actualizaciones también se deben hacer en forma oportuna (véase el art.10 del dec.2788/04). Entre ellos, estaría el cambio de dirección del contribuyente.

¿Por qué es tan importante mantener actualizada la dirección reportada en el RUT?

Hoy día solo a través del RUT se conoce la dirección de ubicación de un contribuyente

Como ya lo habrán notado quienes han tenido la obligación de utilizar los formularios para declaraciones tributarias que la DIAN diseño para el actual año 2006, en tales formularios (y a pesar de lo indicado en artículos como el 596, 599, 602  y 606 del ET) ya no se tiene indicado ningún espacio para que el contribuyente reporte su dirección de  correo urbano en la cual lo pueda ubicar.

La razón para ello radica en que desde la vigencia del art.555-2 del ET (creado con el art.19 de la ley 863 de dic. 2003), solo con la información que se reporte en el RUT es como se puede dar a conocer cual es la “ubicación” de un contribuyente. Así incluso lo ha sostenido la misma DIAN en su concepto 82229 de nov.8 de 2005

En consecuencia, solo la dirección que se mantenga reportada en el RUT es la que la DIAN utilizaría  para efectos de comunicar al contribuyente cualquier tipo de acto oficial (requerimientos, emplazamientos, correspondencias ordinarias, etc) del cual deba enterarse oportunamente el contribuyente.

Al respecto, es importante mencionar que el art.13 del decreto 2788 de agosto de 2004 especifica muy claramente cómo debe ser la dirección que han de mantener reportada ante la DIAN tanto las personas jurídicas como las naturales. En tal norma leemos lo siguiente:

Artículo 13. Dirección para efectos del Registro Único Tributario – RUT. La dirección informada por el inscrito en el formulario de Registro Único Tributario – RUT, deberá corresponder:

a) En el caso de las personas jurídicas, al domicilio social principal según la última escritura vigente y/o documento registrado.

b) En el caso de las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes, al lugar que corresponda al asiento principal de sus negocios.

c) En el caso de sucesiones ilíquidas, comunidades organizadas, y bienes y asignaciones modales cuyos donatarios o asignatarios no los usufructúen personalmente, al lugar que corresponda al domicilio de quien debe cumplir el deber formal de la inscripción.

d) En el caso de los fondos sin personería jurídica o patrimonios autónomos contribuyentes, al lugar donde esté situada su administración.

e) En el caso de patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, al domicilio social de la sociedad que los administre.

f) En el caso de las demás personas, al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, ocupación u oficio.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley.

Parágrafo. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario haya fijado a una persona jurídica como domicilio fiscal un lugar diferente al de su domicilio social, ésta deberá incorporarse en el Registro Único Tributario.

De otra parte, la propia ley antitrámites (ley 962 de julio de 2005), en su art.10, y con el cual modificó el art.25 del decreto 2150 de 1.995, insinuó que la administración tributaria podría dirigir correspondencias a una cuenta de correo electrónico que le reporte el contribuyente, teniendo tal correspondencia la misma validez de las correspondencias que se hacen hoy día en papel.

Pero hasta la fecha no se ha reglamentado dicha Ley y es por ello que las correspondencias enviadas por la DIAN siguen siendo en papel mediante el corro urbano (véase también lo comentado por la DIAN al respecto en su circular 118 de oct.de 2005).

Si no se tiene actualizada la dirección en el RUT, no se podría actuar a tiempo en los procesos tributarios

Como ya lo indicamos, la dirección que se mantenga reportada en el RUT es la que utiliza la DIAN para comunicarse con un contribuyente. Sin embargo, si en algún momento dicha dirección ha dejado de ser valida (pues el contribuyente cambió de dirección pero no lo notificó a la DIAN), lo que hace la DIAN es lo indicado en los incisos segundo y tercero del art.563 del Estatuto Tributario, a saber:

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración de impuestos, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados en el inciso anterior, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un diario de amplia circulación. (el subrayado es nuestro)

Lo delicado de no mantener actualizada la dirección ante la DIAN radicaría entonces en que la DIAN no detiene sus procesos administrativos por ese hecho (incluso, como lo dice la norma, recurre a hacer publicaciones en periódicos de amplia circulación).

Y si el contribuyente no se termina notificando de tales procesos, en ese caso no podía actuar oportunamente para defenderse de lo que en tales procesos se le impute (no podría interponer sus recursos de reposición, o reconsideración; véase art.720 a 741 del ET), quedando en consecuencia en firme todo lo que la DIAN le quiera imputar.

Visto todo lo anterior, es muy importante dar atención a la tarea de mantener permanentemente actualizada la dirección del contribuyente o responsable ante la DIAN.

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