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No olvide expedir y/o reclamar los certificados bimestrales por retenciones del IVA

Cada vez que finaliza un periodo bimestral para efectos del impuesto sobre las ventas (ene-feb, mar-abril, may-jun, jul-ago, sep-oct y nov-dic; véase el art.600 del ET), empieza la tarea, para quien fue responsable del IVA en el régimen común, de preparar su respectiva declaración bimestral (consulta el contenido del formulario 300 que se usa para tales fines durante el presente año, y el de la cartilla instructiva de la DIAN 2006 para el diligenciamiento de las declaraciones de IVA)

En dicho proceso, si el responsable del IVA va restarse en su liquidación privada algún valor por concepto de retenciones en la fuente que durante el bimestre le hayan practicado a título de IVA, es necesario entonces que proceda a solicitar los respectivos certificados de tales retenciones, teniendo en cuenta que todo agente de retención del IVA está en la obligación de expediros al finalizar cada bimestre

El agente de retención del IVA debe expedir el certificado dentro de los 15 días siguientes a la finalización del bimestre

En efecto, el parágrafo 2 del art.615 del ET dispone lo siguiente:

“Art.615, PAR. 2º—Adicionado. L. 223/95, art. 34. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del estatuto tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1º y 2º del artículo 381 del estatuto tributario”. (el subrayado es nuestro)

El inciso primero del art.35 del decreto 4714 de dic de 2005 nos menciona la oportunidad exacta para que el agente de retención del IVA expida el antes mencionado certificado bimestral. La norma dice:

“ART. 35.—Obligación de expedir certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre las ventas. Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones practicadas, un certificado dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre en que se practicó la retención, que cumpla los requisitos previstos en el artículo 7º del Decreto 380 de 1996 y 23 del Decreto 522 de 2003, según el caso (el subrayado es nuestro)

La sanción que enfrentaría el agente de retención del IVA por no expedir los certificados que la norma le exige (los cuales se deben emitir sin importar si el sujeto pasivo los solicita o no ; véase editorial anterior al respecto), sería la contemplada en el art.667 del ET (sanción de hasta el 5% de los valores no certificados)

Características del certificado

Por otra parte, y como lo menciona el artículo 35 del decreto 4714 de dic de 2005 antes citado, el certificado bimestral del IVA debe reunir los requisitos del art.7 del decreto 380 de 1996, el cual indica lo siguiente:

“D.R. 380/96.

ART. 7º—Contenido del certificado de retención por IVA. El certificado de retención por el impuesto sobre las ventas deberá contener:

a) Fecha de expedición del certificado;  

b) Período bimestral y ciudad donde se practicó la retención;  

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor;  

d) Dirección del agente retenedor;  

e) Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;  

f) Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin incluir IVA;  

g) Monto del IVA generado en la operación;  

h) Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada, e  

i) Firma del agente retenedor y su identificación.  

Modificado. D.R. 3050/97, art. 33. A solicitud del beneficiario del pago, el agente retenedor expedirá un certificado por cada operación con las mismas especificaciones señaladas en este artículo.  

PAR.—Para efectos de la expedición del certificado a que se refiere este artículo, los agentes de retención podrán elaborarlos en formas continuas impresas por computador, sin necesidad de firma autógrafa”.

Aunque hoy en día casi todos los agentes de retención del IVA expiden sus certificados bimestrales del IVA en forma mecanizada usando sus aplicativos de software contable, es conveniente estar examinando que tales certificados sí cumplan con todos los requisitos antes señalados.

Opciones para el sujeto pasivo si no le entregan su certificado

Es importante mencionar que el sujeto pasivo (es decir, a quien le practicaron la retención del IVA), si no logra obtener su respectivo certificado bimestral emitido por el agente de retención, en todo caso puede demostrar su procedencia mediante la factura en la que vendió los bienes y servicios gravados, más el documento (recibo de caja o consignación) en que le pagaron, y que se demuestre entonces que sí le descontaron la respectiva retención.

Lo anterior, por cuanto así lo permite el parágrafo 1 del art.381 del ET , artículo que estaba mencionado dentro del parágrafo 2 del art.615 del ET que citamos al comienzo de este artículo.

En todo caso, la situación es más compleja para el sujeto pasivo de la retención si en su declaración del IVA, y por causa de las retenciones del IVA que le practicaron, se le terminan formando “saldos a favor”. En ese caso, si pretende que le devuelvan dicho “saldo a favor” (ver el parágrafo 1 del art.850 del ET , y las instrucciones de la cartilla de la DIAN para el renglón 60 del actual formulario bimestral del IVA ), es necesario que consiga los certificados respectivos emitidos por el agente de retención, ya que el art.859 del ET establece lo siguiente:

“ART. 859.—Devolución de retenciones no consignadas. La administración de impuestos deberá efectuar las devoluciones de impuestos, originadas en exceso de retenciones legalmente practicadas, cuando el retenido acredite o la administración compruebe que las mismas fueron practicadas en cumplimiento de las normas correspondientes, aunque el agente retenedor no haya efectuado las consignaciones respectivas. En este caso, se adelantarán las investigaciones y sanciones sobre el agente retenedor. 

INC. 2º—Adicionado. L. 788/2002, art. 2º. Lo dispuesto en este artículo no se aplica cuando se trate de autorretenciones, retenciones del IVA , retenciones para los eventos previstos en el artículo 54 de la Ley 550 de 1999* y anticipos, frente a los cuales deberá acreditarse su pago .” (los subrayados son nuestros)

Según esta norma, solo con el certificado emitido por al agente de retención del IVA, en el que se prueba que sí consignó la respectiva retención practicada, podrá entonces el sujeto pasivo entrar a solicitar a la DIAN que le devuelvan su “saldo a favor del IVA”.

Practicas que deben evitar el “agente de retención” y el “sujeto pasivo”

Conviene tener presente que si el certificado que emite el agente de retención es un certificado que contiene la leyenda, muchas veces automática, y que dice “la anterior retención en la fuente fue consignada oportunamente en los bancos de la ciudad de XYZ”, es necesario estar seguro de tal afirmación.

Es decir, esa afirmación solo es valida si en verdad el agente de retención presentaba con pago sus declaraciones mensuales de retenciones en la fuente. Si es el caso que no las ha ni siquiera presentado, o si solo las presentó pero no las ha pagado, tal afirmación no sería cierta (consulta un editorial anterior sobre ese tema).

A su turno, el sujeto pasivo debe resistir la tentación de incluir en su declaración del IVA alguna retención del IVA que no sea cierta (con el ánimo de reducir su valor a pagar final en la declaración), pues a través del reporte de información en medios magnéticos (en el cual todos los agentes que retenían IVA a responsables del régimen común deben detallarle a la DIAN la totalidad de los sujetos del régimen común a quienes se practicaron tales retenciones del IVA durante el año; consulta un editorial al respeto haciendo clic aquí ) se terminaría descubriendo esa grave inexactitud.

Nota: si quieres conocer de qué forma los agentes de retención del IVA reportarán esos datos a la DIAN , consulta nuestro producto “ actualícese en Medios magnéticos ”.

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