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No se debe olvidar imprimir los “Comprobantes de diario”

En Colombia, las normas contenidas en los art.48 a 67 del Código de Comercio, y las contenidas en el decreto 2649/93, se deben cumplir en su totalidad para poder sostener la afirmación de que un ente económico sí está elaborando su contabilidad de conformidad con las “normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia”. Y solo cuando tal contabilidad está llevada de conformidad con tales normas, la misma puede tener validez ante terceros (ver art.2 del decreto 2649/93; art.70 del Código de Comercio y art.772 a 774 del Estatuto Tributario)

La norma exige la existencia de los “comprobantes de contabilidad”

Justamente, entre las normas que todo obligado a llevar contabilidad debe observar, se encuentra la de elaborar los respectivos “comprobantes de diario” o “comprobantes de contabilidad”, pues las siguientes normas así lo confirman:

“ART. 53 del Código de Comercio (decreto ley 410/71).—En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen”.

“Art. 124 del decreto 2649/93 .—Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes [ver art.123 del mismo decreto 2649/93], por cualquier medio y en idioma castellano

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones” (los subrayados son nuestros)

Como vemos, las dos normas anteriores coinciden en establecer que las operaciones que quedan registradas en los libros oficiales de contabilidad, tienen su sustento en los respectivos “comprobantes de contabilidad” (o mejor conocidos entre los contadores como “comprobantes de diario”), los cuales deben quedar elaborados, autorizados (entiéndase “firmados”) y acompañados de los respectivos “soportes” (Nota: respecto a los “soportes”, consulta nuestro editorial “Debemos imprimir todas las notas contables mensuales?’”)

En efecto, si resumimos la forma de como nacen los registros contables hasta culminar en la información que se revela en los Estados Financieros de Fin de Ejercicio, entenderemos por qué es importante que la norma exija la existencia de los “comprobantes de contabilidad”.

Para ello, podemos establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos:

1. Obtener (o elaborar) los respectivos “soportes” de las transacciones (ej: facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, etc.

2. Agrupar, según una misma naturaleza, tales “soportes” para con ellos elaborar los distintos “comprobantes de contabilidad” (ej: el comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes; el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes de egreso del mes; etc). Tales “comprobantes de contabilidad” tendrán una numeración consecutiva, de forma tal que los mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en libro oficial conocido como “Libro Diario”. Un ejemplo de cómo luce un “comprobante de contabilidad”, sería :    

Empresa: Ejemplo S.A.
Comprobante de contabilidad No:           01			Fecha: Junio 30 de 2006
Descripción: Recibos de Caja mes de junio de 2006
Código cuenta	Nombre cuenta	Parciales	Db	Cr
11	Disponible
1105	Caja
110505	Caja General		$10.000.000
13	Deudores
1305	Clientes
130505	Nacionales			$10.000.000
		Totales	$10.000.000	$10.000.000
Elaborado por: Julián Pérez (asistente)			Autorizado por Germán Gómez (contador)

 
Este “comprobante de contabilidad” estaría acompañado de todos los respectivos recibos de caja del mes, en los cuales se vean esos mismos códigos contables que quedaron resumidos dentro del “comprobante de contabilidad”.

3. Efectuar, con base en los “comprobantes de contabilidad”,  los respectivos registros en libro oficial conocido como “Libro Diario”. Para que visualicemos cómo se hace el registro de tales “comprobantes de contabilidad” en el respectivo libro Diario, pensemos en que la cuenta “1105- Caja” fue afectada con el comprobante de contabilidad 01 que antes ilustramos, pero que en el mismo mes de junio de 2006, y con el comprobante de contabilidad 02 “comprobantes de egreso”, la misma cuenta “1105-caja” fue afectada por el crédito en un valor de $2.000.000, y la contrapartida se efectuó en la cuenta “5195-Gastos Diversos”. En tal caso, el asiento dentro del libro Diario, para el mes de junio de 2006, de esos dos comprobantes de contabilidad sería :

Libro Diario			Folio: 150
Empresa : Ejemplo SA			Mes : Junio de 2006
Cuenta contable	Nombre cuenta	Comprobante  de  contabilidad que afectó la cuenta durante el mes	Partidas Debítos registradas para la cuenta en tal comprobante de contabilidad	Partidas Crédito registradas para la cuenta en tal comprobante de contabilidad
1105	Caja	01	$10.000.000
		02		$2.000.000
	Totales del mes para la cuenta		$10.000.000	$2.000.000
1305	Deudores	01		$10.000.000
	Totales del mes para la cuenta		0	$10.000.000
5195	Diversos	02	$2.000.000
	Totales del mes para la cuenta		$2.000.000	0
	Totales generales del mes		$12.000.000	$12.000.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Nota: respecto al “nivel de la cuenta” con el cual se deberían imprimir los libros oficiales, como el Diario que aquí ilustramos, puedes consultar nuestro anterior editorial : A qué nivel de detalle se deberían asentar las cifras en los libros oficiales?”)

4. La información registrada como “totales del mes” en las columnas “debitos” y “créditos” en el libro Diario anterior, y para cada cuenta, serán los mismos valores que se registrarían, a nivel de las mismas cuentas, y también como “debitos” y “créditos”, dentro del libro conocido como “Libro Mayor”. Esto sería:

Libro Mayor				Folio: 100
Empresa : Ejemplo SA				Mes : Junio de 2006
Cuenta contable	Nombre cuenta	Saldo anterior	Debitos del Mes	Créditos del Mes	Saldo al final del mes
1105	Caja	$1.000.000	$10.000.000	$2.000.000	$9.000.000
1305	Deudores	$15.000.000	0	$10.000.000	$5.000.000
3115	Aportes sociales	$1.000.000 CR	0	0	$1.000.000 CR
4105	Ingresos industrias manufactureras	$15.000.000 CR	0	0	$15.000.000 CR
5195	Gastos Diversos	0	$2.000.000	0	$2.000.000
	Totales	0	$12.000.000	$12.000.000	0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A partir de los “saldos al final del mes” (en este caso, a junio 30 de 2006) que se muestran en el “Libro Mayor”, se podrán finalmente elaborar los respectivos Estados financieros a dicha fecha.

Como vemos, sin la existencia de los “soportes”, no existiría el “comprobante de contabilidad”. Y sin la existencia del “comprobante de contabilidad”, no estarían bien respaldados los registros del libro Diario y los subsiguientes registros en el libro Mayor y los Estados Financieros.

En consecuencia, la existencia del “comprobante de contabilidad” es parte fundamental de los documentos que respaldan una contabilidad llevada conforme las normas vigentes en Colombia.

Cuál es la costumbre que se tiene respecto a los “comprobantes de contabilidad”?

La razón básica para que hayamos hecho este editorial radica en que muchas veces los encargados de los registros contables se han descuidado en el proceso de imprimir y firmar los respectivos “comprobantes de contabilidad” en la practica, lo único que se hace es digitar uno a uno los respectivos “soportes” (ej; los recibos de caja, o los comprobantes de egreso), pero una vez finalizada la captura de tales “soportes” no se culmina el trabajo en debida forma imprimiendo y firmando el respectivo “comprobante de contabilidad” en el cual fueron capturados tales “soportes”.

Incluso, algunos registros en la contabilidad se hacen generando “comprobantes de contabilidad” en forma “automática” (como sería el caso por ejemplo del “comprobante de contabilidad para cierre de las cuentas de resultado al final del ejercicio), y tales comprobantes “automáticos” a veces brillan por su ausencia.

Sin embargo, si tales “comprobantes de contabilidad” no se imprimen y firman, es claro entonces que los registros que se hacen en el “libro Diario” no tendrían su respectivo respaldo tal como lo ordenan las normas que antes citamos.

Incluso, en su Orientación profesional No.05 del año 2003, el Consejo Técnico ratifica la importancia de que los comprobantes de contabilidad sí se deben elaborar y firmar en debida forma, pues opinó lo siguiente:

4.1.3.7.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes, debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas, para luego ser registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con
indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano” (los subrayados son nuestros)

La calidad de nuestra profesión está en juego

Siendo el caso de que la norma lo exige, y que el tiempo para hacerlo es muy mínimo gracias a la existencia de los aplicativos informáticos que hoy se utilizan para llevara las contabilidades, es conveniente que todos los contadores nos preocupemos por dejar debidamente impresos y firmados los mencionados “comprobantes de contabilidad”.

Lo que está en juego, a parte de la aceptación de las contabilidades como medio de prueba ante terceros,  es nuestra reputación como profesionales que se preocupan por hacer un constante trabajo de calidad (consulta también nuestro editorial “Los contadores públicos no solo debemos hacer el Balance y el Estado de Resultados”).

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