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El próximo 1 de junio de 2006 entran en vigencia las disposiciones contenidas en las resoluciones 634 de marzo 6 de 2006 y 1317 de abril 25 de 2006 , ambas expedidas por el Ministerio de la Protección social, y mediante las cuales se volvió a redefinir cual es el contenido básico de la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes”, la cual había sido definida inicialmente mediante la resolución 1303 de mayo 11 de 2005 expedida por el mismo Ministerio

Debe tenerse presente que la utilización de la mencionada “Planilla Integrada de Liquidación de aportes” sigue siendo de carácter voluntario para aquellos empleadores, trabajadores independientes y demás aportantes al sistema de la Seguridad social Integral en Colombia (Salud, Pensiones, ARP, Sena, ICBF y Caja de Compensación), pues así se desprende de la lectura del artículo 1 del decreto 1465 de mayo de 2005 expedido por el Ministerio de Hacienda y que hasta la fecha no ha sido modificado (véase también la respuesta a la pregunta No.3 que sobre este tema se publica en el portal del Ministerio de la protección social )

Así mismo, cuando un responsable de efectuar los aportes al sistema de seguridad social decide hacerlo mediante la “Planilla Integrada de liquidación de aportes”, se hace necesario que primero defina a través de cual entidad financiera será con la cual se hará la transmisión electrónica (via Internet) de la Planilla al igual que su respectivo pago, pues lo interesante de este medio de cumplir con los aportes a la seguridad social es que toda presentación de la planilla siempre deberá ir acompañada de su pago total

Para más información sobre cómo se inicia el proceso de escogencia de la entidad financiera con la cual se harán las presentaciones y pagos de la planilla, al igual que de los requisitos que se deben cumplir para que pueda ser operable el sistema de declaración y pago con la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes”, véase la información del portal de “S.O.I” , el cual es uno de los “operadores de Información” que ya vienen funcionando desde el año 2005

Ante la existencia de esta posibilidad de efectuar las liquidaciones y pagos de los aportes parafiscales (y que muy próximamente, es decir, a partir de agosto de 2006, será obligatoria según lo comentan en un “borrador de decreto ” del Ministerio de Hacienda), el Revisor Fiscal de las sociedades comerciales en donde existe la obligación de liquidar y pagar aportes parafiscales haría bien en plantearse las siguientes preguntas

•  ¿Deberían impulsar la utilización amplia de este mecanismo o seguir siendo indiferentes en que las empresas sigan desgastándose haciendo tales liquidaciones por los medios tradicionales, es decir, en papel y con presentaciones personales ante los bancos?

•  ¿Se facilitaría o no su labor de fiscalización sobre esa obligación fiscal de las empresas para las cuales prestan sus servicios?

 

Los problemas en los pagos a la seguridad social

El gobierno Nacional siempre ha sido consciente de que en las empresas se practica una alta evasión en el tema de los pagos de los aportes a la seguridad social y parafiscales (véase noticia reciente sobre este tema )

Así mismo, desde cuando se aprobó la ley 100 de 1993 con la cual se aprobó la coexistencia de distintas EPS y Fondos de Pensiones Privadas, las empresas responsables de hacer los pagos a la seguridad social han caído en prácticas tales como la de pagar los aportes a la EPS pero dejar pendiente de pago los aportes al Fondo de Pensiones y a las entidades Parafiscales.

Adicionalmente, resulta también desgastante para muchas empresas el proceso mensual de diligenciar múltiples planillas de distintas EPS y de distintos Fondos, disponiendo para cada una de ellas de un cheque distinto y hasta de mensajeros distintos que vayan por múltiples bancos distintos.

 

Las normas con las que se ha buscado corregir el problema

Para eliminar esos problemas en el correcto proceso de la liquidación de aportes parafiscales, y hacer que el pago a todos los sistemas que componen la seguridad social (Salud, Pensiones, Administradora de Riesgos, Sena, ICBF y Cajas de Compensación) sea más ágil, el gobierno nacional ha venido expidiendo múltiples normas para dichos fines

Ya en el decreto 1406 de 1999 , en su artículo 8, ordenó que en el sistema de seguridad social se utilizara un “formulario único” para pago de aportes, y en esa forma evitar esa dispersión de múltiples formularios que finalmente han terminado utilizando cada EPS y Fondo de Pensiones. Pero tal “formulario único” aun no ha sido expedido

Luego, en el artículo 15 de ley 797 de enero 19 2003 , y en el artículo 10 de la ley 828 de julio 19 de 2003 se volvió a hacer alusión de la necesidad de que los pagos al sistema de seguridad social estuviesen unificados.

Más adelante, con el decreto 3667 de noviembre 8 de 2004 , el Gobierno, en su afán por ver rodando el “formulario único”, indicó que el mismo debería estar funcionando, con carácter obligatorio y para el total de los aportantes, a mas tardar el 1 de febrero de 2005. Pero como al llegar tal fecha no se tenía todo listo, le tocó emitir un nuevo decreto ( decreto 187 de enero 31 de 2005 ) para seguir postergando la fecha en que pudiera entrar a usarse el dichoso “formulario único”

Y al llegar mayo de 2005, con el decreto 1465 del 10 de mayo de 2005 , lo único en que se acertó fue en definir el contenido que tendría el dichoso “formulario único”, y la indicación de que se podría utilizar por mecanismos virtuales (Internet) pero no se ha logrado establecer que sea de obligatoria aplicación

Al respecto, ha sido tal el desespero del actual presidente, Dr. Alvaro Uribe, en llegar a la etapa de que tal formulario único sea de obligatorio uso (con el fin de conseguir mas recursos para la seguridad social), que constantemente presiona a su ministro de Protección social para exigirles una fecha en la cual se haga realidad ese mecanismo (véase nota tomada del portal del Servicio de Noticias de la Presidencia de oct 8 de 2005 )

Normas que señalan alta responsabilidad para el Revisor Fiscal en torno a certificar pagos de seguridad social y parafiscales

El tema del debido cumplimiento en las empresas en relación con los pagos que las mismas deben hacer a la seguridad social y parafiscales le compete enormemente al revisor fiscal pues hasta la fecha siguen vigentes al menos dos normas que señalan en el Revisor Fiscal la responsabilidad de certificar si tales pagos se han hecho correcta y oportunamente

Tales normas son:

a) El artículo 1 del decreto 1406 de 1999 , el cual indica lo siguiente:

“Los aportantes obligados a llevar libros de contabilidad que, de conformidad con lo establecido por el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener Revisor Fiscal, deberán exigir que dentro de los dictámenes que dichos revisores deben efectuar sobre los estados financieros de cierre e intermedios, se haga constar claramente si la entidad o persona aportante ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema .

Igual obligación existirá para los demás aportantes obligados a llevar libros de contabilidad, cuando el patrimonio bruto en el último día del año anterior, o los ingresos brutos del mismo período sean superiores a trescientos cincuenta millones de pesos ($350.000.000). En este evento, la certificación a que alude el inciso anterior deberá hacerse por parte del respectivo contador.

La obligación que se establece mediante el presente artículo no será aplicable con respecto a la Nación , los departamentos, municipios, Distritos Especiales y el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá”. (los subrayados son nuestros)

b) El parágrafo 3 del artículo 50 de la ley de reforma laboral, ley 789 de dic 27 de 2002 (parágrafo que fue modificado con el artículo 9 de ley 820 de julio 10 de 2003) y que aplica para cuando las empresas quieran hacer contratos con el Estado. Dicha Norma dispone lo siguiente:

“Art.50, parágrafo 3. Para realizar la inscripción, modificación, actualización o renovación del registro único de proponentes, las Cámaras de Comercio deberán exigir prueba del cumplimiento de las obligaciones parafiscales. Las personas jurídicas probarán su cumplimiento mediante certificación expedida por el revisor fiscal o en su defecto por el representante legal; las personas naturales mediante declaración juramentada. En caso de que la información no corresponda a la realidad, el Ministerio de la Protección Social o la Superintendencia Nacional de Salud impondrá una multa de diez (10) a treinta (30) salarios mínimos legales vigentes al revisor fiscal o representante legal firmante sin perjuicio del pago que deban hacer por los aportes que adeuden. El valor de la multa en lo que respecta al Sistema General de Seguridad Social en Salud será destinado a la Subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía.

Como vemos, al Revisor Fiscal le compete una importante responsabilidad sobre certificar si los pagos a la seguridad social en los entes a los que Fiscaliza se han cumplido o no cabalmente.

Pero esta labor de fiscalización sería más efectiva si dicho ente utilizara el mecanismo de “Planilla Integrada de Liquidación de Aportes” pues con examinar una “única” planilla, y no ese gran universo de planillas que mensualmente se producen en muchas empresas, su labor sería menos desgastante y su certeza sería mayor.

Así las cosas, sería un gran ventaja para el trabajo de todos los Revisores Fiscales el que las sociedades para quienes prestan sus servicios adoptaran prontamente el mecanismo del pago de aportes con la “Planilla Integrada”. No solo gana la empresa (por ahorros de costos en el proceso de diligenciar múltiples planillas, con distintos cheques y con muchas horas de mensajería para ir hasta los bancos), sino que hasta el propio Revisor Fiscal (en su labor de certificación) y la Nación misma (con la reducción de la evasión de los pagos a la seguridad social).

Por tanto, si somos previsivos, no deberíamos esperar hasta la fecha en la cual el mecanismo entre a ser obligatorio, sino que desde ya (cuando aun es voluntario) deberíamos empezar a ganar experiencia haciendo uso de ese importante mecanismo de liquidación y pago de aportes a la seguridad social y parafiscales.

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