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En la lectura de la Resolución 10147 de octubre de 2005 expedida por la DIAN, y mediante la cual se señala cual es la información que en virtud de lo indicado por el Artículo 631 del ET se hace exigible para el año gravable 2005, se nos indica que todas las entidades públicas también deben suministrar por lo menos una parte de toda la información exigida con tal Resolución.

En efecto, en la lectura del Artículo 1 de la Resolución, y en los literales “c” y “g” encontramos la siguiente disposición:

Artículo 1. SUJETOS OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACIÓN POR EL AÑO GRAVABLE 2005.
…
c) Todas las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2005, independientemente del monto de los ingresos obtenidos.
…

g) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, no obligados a presentar Declaración de Ingresos y Patrimonio contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, que en el último día del año gravable 2004 hubieren obtenido ingresos brutos superiores a un mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000). Para determinar los ingresos se deben tener en cuenta los ingresos brutos reflejados en los estados financieros a 31 de Diciembre de 2004”.
(los subrayados son nuestros)

Como vemos, en esos literales del Artículo 1 se comprueba que las entidades de derecho público (tanto del nivel nacional como territorial) se encuentran en la lista de las entidades obligadas a suministrar información. Pero en es el Artículo 2 de la misma Resolución 10147 donde se precisa cuál es la información que puntualmente se les exige a tales entidades de derecho publico

El Artículo 2, y literales “b” y “f” nos indican lo siguiente:

ARTICULO 2. INFORMACION A SUMINISTRAR POR PARTE DE LOS OBLIGADOS.
…
b) Las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos mutuos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho que efectuaron retenciones en la fuente durante el año gravable 2005, están obligadas a suministrar la información de que trata el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario.
…
f) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, están obligados a suministrar la información de que trata el literal “e” del artículo 631 del Estatuto Tributario.”

Como vemos entonces, al condensar las partes pertinentes del Artículo 1 y del Artículo 2 de la Resolución 10147 de octubre de 2005, podemos establecer lo siguiente:

Las entidades públicas a las que solo les corresponde detallar las retenciones practicadas durante el 2005

1. Las entidades de derecho público tanto del nivel nacional como del nivel territorial, y sin importar el valor de los ingresos que figuraran en sus estados financieros contables a dic de 2004, deben suministrar el detalle de las personas y entidades a quienes practicaron retenciones en la fuente durante el año 2005, pues esa información es a la que hace referencia el literal “b” pero del Artículo 631 del ET.

Y para suministrar tal información, el Artículo 5 de la Resolución 10147 de oct de 2005 indica que deben emplear el “formato 1002” y detallar la totalidad de las retenciones practicadas durante el 2005, a título de renta y a título de IVA, pero esta última sólo al régimen común (quedan por fuera del reporte las retenciones de IVa practicadas a responsables del régimen simplificado y las practicadas a título del impuesto de timbre). En tal reporte se deben indicar conceptos de la retención, nombres de los sujetos a quienes se practicó, su nit o cc, el valor base, el valor de la retención y sus direcciones (esto último estaba advertido desde la Resolución 0936 de feb de 2005)

(Nota: La forma de hacer este reporte está claramente ilustrada en el “video tutorial” que se incluye en nuestro producto “Medios Magnéticos Premium”)

Las entidades públicas que también deben suministrar el detalle de los pagos efectuados durante 2005

Adicionalmente, y solo para las entidades públicas que sí superasen los                  $ 1.500.000.000 de ingresos contables en su Estado de resultados del año 2004, y que estén expresamente mencionadas en el Artículo 22 del ET,  tales entidades deben suministrar también la información del literal “e” del Artículo 631 del ET, y que implica detallar, según lo indica el Artículo 4 de la Resolución 10147 de oct de 2005, la información sobre cuales fueron las personas naturales y jurídicas a quienes se hallan hecho pagos de todo tipo pero que acumulados durante el año 2005 hayan superado el $1.000.000 en cabeza del mismo beneficiario

Para suministrar tal información de los pagos hechos durante el 2005, la norma señala que deben emplear el “formato 1001”, y suministrar el concepto del pago, el nombre y nit del beneficiario, el valor del pago y su dirección

(Nota: La explicación de cómo organizar la información contable para poder generar este reporte, se explica en la conferencia virtual que se incluye en nuestro producto “Actualízate en Medios Magnéticos Premium”)

Otros posibles reportes

Debe tenerse presente que si quizás alguna entidad pública desarrolló durante el 2005 algún contrato de mandato, y actuó como entidad mandataria, ello la obliga a hacer los reportes señalados en el Artículo 15 de la Resolución 10147. Y si quizás también participó en algún consorcio o unión temporal, y actuó como el miembro encargado de facturar, ello la obligaría adicionalmente a reportar la información indicada en el Artículo 13 de la Resolución 10147

Los plazos y la forma para hacer el reporte

Si a la entidad pública únicamente le compete hacer el reporte de las retenciones practicadas durante el año 2005, sus plazos se vencen, según los dos últimos dígitos de su nit, entre julio 21 de 2006  y septiembre  7 de 2006 (véase el parágrafo del Artículo 18 de la Resolución 10147, tal como quedó después la modificación que le hiciera el Artículo 4 de la Resolución 3859 de Abril 24 de 2006). En este caso, ese reporte se hace llevando los archivos con la información en un medio físico (CD, diskett o memoria USB) en forma presencial hasta cualquiera de las oficinas de la DIAN (ver el parágrafo 1 del Artículo 5 de la Resolución 3859 de abril de 2005)

Pero si adicional al reporte de las retenciones practicadas durante el 2005, la entidad pública debe enviar cualquiera de los otros reportes a que hace referencia la Resolución 10147 de oct de 2005, en tal caso los plazos cambian pues se empiezan a vencer, según los dos últimos dígitos del nit, entre junio 6 y julio 6 del 2006. Así mismo, en este caso se queda también obligado a entregar los reportes, no en forma presencial, sino en forma virtual usando los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, lo que implica que el funcionario responsable primero debe ir hasta la DIAN y obtener su “firma digital con certificado” (haz clic aquí para ver un video tutorial de la DIAN sobre este tema)

Las consecuencias de no suministrar la información

Al interior de la entidades públicas se debe definir quién es el funcionario responsable por el suministro de esta información. Y en caso de que no se suministre, las duras sanciones indicadas en el Artículo 651 del ET, y reglamentadas con la Resolución 11774 de dic de 2005, recaerían en primera instancia en cabeza de la entidad oficial. Pero dicha entidad oficial podrá replicar contra el funcionario encargado (le inicia una “acción de repetición”)

(Nota: La explicación de cómo aplicará la DIAN las sanciones del Artículo 651 a quienes no suministren, o suministren extemporáneamente o suministren con errores la información exógena del año 2005, se halla en la  conferencia virtual que se incluye en nuestro producto “Actualízate en Medios Magnéticos Premium”).

 

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