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Los administradores de los entes jurídicos (y los asesores de las personas naturales obligadas a llevar contabilidad) en esta fecha se encuentran en la etapa de la preparación de los Estados Financieros Básicos definidos en el decreto 2649/93 (ver art.21 y 22 de dicho decreto).

Incluso para los sociedades comerciales se indica en los art.34 y 41 de la ley 222 de 1995 que los estados Financieros básicos deben ser obligatoriamente difundidos haciendo llegar una copia de los mismos a la Cámara de Comercio dentro del mes siguiente a la fecha en que sean aprobados.

Nota: hasta la fecha, el art.41 de dicha ley 222 de 1995 no ha sido reglamentado y en consecuencia, no se ha establecido a cuales sociedades comerciales se les puede exonerar de esta obligación razón por la cual se entiende que todas están obligadas a ello (véase el concepto 220-051734 de dic de 2001  y el concepto 220-46278 de julio 16 de 2003, de la Superintendencia de Sociedades)

Los Estados Financieros de propósito general deben estar acompañados de Notas

El mismo decreto 2649/93 establece que cuando se preparen estados financieros de propósito general (básicos y consolidados), deben estar acompañados de sus Notas (ver art.113 y 144 del  decreto 2649 de 1993).

Las Notas que como mínimo se deben elaborar junto con los Estados Financieros básicos son a las que hace referencia el art.115 del dec.2649 de 1993.  El criterio guiador básico que deben seguir los administradores para decidir si una partida de los estados financieros requiere ampliación o aclaración mediante notas es: si la partida es “material” o “no material”, el art.113 del dec. 2649 de 1993 inciso 3 así lo establece (ver también el art.16 del mismo decreto).

Partidas del Balance y el Estado de Resultados que exigen revelación mediante notas

El decreto 2649/93, en sus art.116  y 117,  indica cuales “notas especiales” deben prepararse para ampliar la información revelada en el “Balance General” y en el “Estado de Resultados” respectivamente.

Al leer el art.116 (notas al Balance General), el numeral 15 nos indica si alguna partida del Balance General llega a representar el 5% o más del activo total, y no ha sido mencionada en los numerales 1 al 14 como partida que debe tener revelación especial, en ese caso a la partida también se le deben hacer revelaciones mediante “notas”.

Por su parte, el art.117 sobre notas al “Estado de Resultados”, en su numeral 6  igualmente señala que si alguna partida del Estado de Resultados llega a representar el 5% o más de los ingresos brutos, debe tener revelación mediante “notas”.

Para dar cabal cumplimiento a las normas que rigen la contabilidad en Colombia, es necesario para el Balance General y el Estado de Resultados, que las partidas “materiales” estén acompañadas de su respectiva nota. Los art.116 y 117 nos ayudan a tener el criterio para decidir sobre la “materialidad” de una partida.

Según lo indicado en el art.40 de la ley 222 de 1995, y en el caso de sociedades comerciales, las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia y control, podrán ordenar la rectificación de los Estados Financieros o las notas que no se ajusten a las normas legales.

Recomendación: hacer la nota correspondiente en las revelaciones

Por último, y aunque no halla norma que lo exija, las personas jurídicas y naturales obligadas a llevar contabilidad, que en algún año entre los ejercicios 2004 hasta 2007 terminen haciendo uso del Beneficio Tributario contemplado en el art.158-3 del ET, nuestra recomendación es que al haber hecho uso de tal beneficio se haga entonces dentro del conjunto de notas a los Estados Financieros la revelación sobre tal suceso.

Es claro que quien hace uso del Beneficio Tributario está sujeto a unas exigencias muy particulares sobre la conservación de dicho bien.

Para conocer más sobre este tema, escucha nuestra conferencia virtual “Cuales son las desventajas de hacer uso del beneficio tributario por Inversión en Activos Fijos Productores de Renta?”

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