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De conformidad con lo indicado en el art.717 del ET, la DIAN puede entrar a exigir que un contribuyente que no haya presentado su declaración tributaria estando obligado, proceda entonces a  presentarla dentro de los 5 años siguientes al plazo fijado como plazo para declarar.

Lo anterior quiere decir que si por ejemplo una persona natural estuvo obligada a presentar la declaración de renta del año gravable 2000 (la cual se vencía en  abril de 2001) pero no lo ha hecho aun, la DIAN puede detectar la omisión de dicha declaración y el plazo que tiene para proceder a exigirla (es decir, para iniciar el proceso que la lleve a emitir una “liquidación de aforo” o “liquidación oficial”) es hasta abril de 2006.

¿Por qué es importante conservar los documentos tributarios?

Dado el caso anterior (es decir, que la DIAN actué oportunamente), la tarea para esa persona natural a la que en abril de 2006 le van a exigir que presente una declaración del año gravable 2001 es la de ponerse a “revolcar” en sus archivos todos los documentos que soporten cuales eran sus activos a dic.31 de 2001, cuales sus pasivos a dic.31 de 2001, cuales los ingresos del año 2005, cuales los costos deducibles en que incurrió durante el 2001 y cuales los certificados de retenciones en la fuente a título de renta que le practicaron durante el 2001.

Solo de esa forma podría lograr uno cualquiera de los siguientes dos propósitos:

1. Sustentar que sí cumplió con los requisitos que para el año gravable 2001 se exigían, en el art.592 a 594-2 del ET, como requisitos para quedar exonerado de presentar declaración de renta y que por tanto la DIAN no le puede exigir tal declaración.
   (Nota: el art.594-3 se creó con la reforma tributaria ley 863 de 2003 y aplica solo para los periodos fiscales 2004 y siguientes)

2. En caso de que descubra que sí estuvo obligado a presentar la declaración año gravable 2001, pueda entonces hacer su propia liquidación privada, con todos los soportes, antes de que la DIAN misma le haga la liquidación de aforo o liquidación oficial en donde dicha entidad es la que define el impuesto a cargo y no el contribuyente.

En razón de lo anterior, todos los contribuyentes (pero en especial las personas naturales) y sus asesores deben asegurarse de contar en sus bibliotecas con las normas que regulaban la obligatoriedad de la presentación de declaraciones tributarias durante los últimos 5 años fiscales al igual que las normas sobre cómo se liquidaba el respectivo impuesto en dichas fechas, ya que aunque la DIAN actúe dentro del plazo que tiene, el impuesto se liquida conforme a la norma que estaba vigente para el año gravable que tal entidad entre a exigir.

Nota: para ver la historia de los “paquetes tributarios” que han regido durante los últimos 5 años, es decir, las normas que exigían la presentación de declaraciones tributarias, en especial la de renta, puedes hacer clic aquí  y fijarte en la sección “calendarios tributarios”.

Ahora bien, Y si la persona natural está absolutamente segura de que no le corresponde presentar una declaración tributaria cualquiera, digamos de nuevo la declaración de renta ¿Debe en todo caso conservar sus documentos fiscales durante 5 años o quizás más?

La información se debe conservar no solo para fines fiscales sino para otros fines adicionales

Para responder a la anterior pregunta, se debe recordar que de conformidad con el art.632 del ET la DIAN puede exigir dentro de los 5 años siguientes a su elaboración  los respectivos documentos a que allí se hace referencia.

Además, aunque la ley 962 de julio de 2005 hace una importante modificación a lo indicado en el art.632 del ET (véase el art.46 de dicha ley 962/05), tal modificación solo es aplicable al caso en que el contribuyente sí haya presentado declaración de renta (en ese caso, para efectos fiscales, solo debe conservar sus documentos por el plazo en que la declaración de renta haya de quedar en firme; ver art.714 y 689-1 del ET).

Pero si la persona o entidad no ha presentado declaración de renta, o de IVA, o de Retención en la fuente, estando obligada, en ese caso la información se debe conservar, para fines fiscales, también por los 5 años a que hace referencia la norma.

De otro lado, recuérdese que aunque para fines fiscales exista un plazo para conservación de documentos, esos mismos documentos son los que se pueden llegar a necesitar para fines de un proceso civil, o laboral, o con la fiscalía (ejemplo: una acusación por enriquecimiento ílicito), y en tales casos, los plazos que tienen las autoridades encargadas de tales procesos es mayor al de los 5 años.

Así las cosas, la prudencia nos dice que si alguna persona natural, que no tiene líos con la justicia ni problemas civiles ni de otra clase, y que para efectos fiscales está segura de que no le corresponde presentar declaraciones tributarias,

debe conservar los documentos de sus operaciones al menos durante 5 años. Si los destruye antes de dicha fecha, y los llega a necesitar, será un grave problema el poder demostrar lo contrario de aquello por lo cual se la acusa…

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