Debemos imprimir TODAS las notas contables de los ajustes por inflación mensuales?

Sea esta la oportunidad de agradecer al equipo de Actualice y a todos los colegas por la preocupación de estar siempre al día, engrandeciendo nuestra honorable profesión.

Ante el tema de la impresión de algunas notas contables me queda una duda al pensar en la evolución de los sistemas de información entendiendo que estos están aceptados por otras normas, como datos confiables, verificables y comprensibles.

En el caso de las firma de los documentos ya tenemos hoy en día firmas digitales lo cual se asemeja a los usuarios utilizados en los sistemas de información, la documentación soporte de cálculos es guardada en los sistemas de información en sus respectivas bases de datos, con cual cumpliríamos con la norma.

Otro punto a tener en cuenta es que el soporte de las notas contables es resumida e impresa en los libros diarios, anotando que sobre estos también deberíamos gestionar normas para su digitalización, evitando la impresión de dispendiosos cartapacios de papel los cuales son costos para las empresas y que en muchos otros países tienen un manejo diferente.

hola yo soy estudiante de contaduria publica y quisiera saber quienes son sujetos de aplicacion de los ajustes por inflacion, y cual es la situasion actual de ellos en colombia

En mi opinion con el avance tecnologico, me parece ironico que todavia la contabilidad en Colombia solo se pruebe a traves de la impresion en papel.

Considero que los soportes de los movimientos contables hasta antes de la Ley antitramites (Ley 962 del 8 de julio de 2005)eran físicos. Despues de esta ley, los soportes, en mi concepto, los serán tambien, aquellos que reposen almacenadops en medios magnéticos y/o electrónicos mientras se conserve el programa que garantice su reproducción

Como indica, la norma todas las empresas deben tener sus soportes impresos como requisito y aprobación de unos Estados Financieros, me gustaria saber si igualmente los libros auxiliares, donde esta reportado cada uno de los movimientos, se deben imprimir o tenerlos en medios mágneticos.

La normatividad exige, que los libros de contabilidad, soportes anexos y correspondencia,deben conservase en forma física y no en medios magnéticos, por lo tanto todos los hechos económicos del ente deben ser registrados y conservar sus soportes impresos y autorizados.

Me parece que debemos avanzar también en cuanto a tecnología. Imprimir todas las notas sería dispencioso, además que se pueden emplear tecnicas de auditoría para verificar los valores calculados con respecto a los ajustes por inflación y provisiones y otros. Sería demasiado costoso y poco practico llenarnos de notas y soportes que casi nadie los consulta.

Considero que con los artículos 6, 7 y 8 de la ley 527 esto quedó modificado. Art. 6 Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.
Art. 7 Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
Art. 8 Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

La ley 962 hace claridad en cuanto a que no tienen que soportarse los hechos unica y exclusivamente en papel, pudiendo recurrirse a cualesquier medio tecnologico que permita su reproduccion. En este orden de ideas no considero pertinente el tener que imprimir los documentos para asegurar su respaldo. Por lo demas la norma derogó toda ley que le sea contraria.
Desde otro punto de vista es pertinente considerar que la norma contable, decreto 2649/93, exige que primero exista el comprobante y luego se registre.

Tampoco estoy de acuerdo con el autor de la nota pues hace una errada interpretación del Artículo 123 del decreto 2649 de 1993 al suponer que la única forma de respaldar un hecho económico es mediante un documento en medio físico, agregando que para el caso de las notas de contabilidad, estas deben estar impresas.

Una de las acepciones de DOCUMENTO, segun la Real Academia de la Lengua es ” Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.”, es decir que un documento, para serlo, no siempre debe estar impreso en una hoja de papel, puede consistir en un escrito grabado en piedra o visualizado en la pantalla de un computador.

Hechas las anteriors aclaraciones nos debemos remitir al Artículo 12, Numeral 3, de la Ley 527 de 1999, que reglamenta lo concerniente a los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, allí se lee lo siguiente “Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”

Es claro entonces que si se guarda la imformacion de los comprobantes de contabilidad, soportes y libros, firmados digitalmente, en la memoria de un computador, con la garantía de poderlos reproducir en forma exacta en cualquier momento, este procedimiento sustituye legal y plenamente la tradicional impresión de los soportes y libros oficiales.

Obviamente más que un dilema legal, estamos frente a una situación de índole tecnológica y cultural que nos hace temerosos frente al cambio y nos hace creer que lo único válido es lo que está impreso en un papel, no advirtiendo que cada día en el mundo del comercio y las finanzas crece exponencialmente las transacciones y servicios para cuya utilizacion, basta hacer clik, así no tengamos impresora o hayamos olvidado comprar el papel.

Gracias actualicese y Colegas por hacer cadadia nuestra profesiòn tan valiosa.

soy estudiante de contaduria y quiero saber si hay algun tipo de sancion cuando no se efectuan los ajustes por inflaciòn.

Saludos queridos colegas.
Con referencia a los valiosos aportes que hacen del tema en cuestión, estimo que son de mucho fundamento los emitidos por el colega Gabriel Jaime Galeano Botero, en lo referente a la Ley 527/99, Art. 12, numeral 3o., como también los de Gladys Ardila Hernández y Jorge Restrepo, que aluden a la Ley 962 de Julio 08 de 2005, en lo que respecta al sustento legal de las Notas de Contabilidad de orden interno, en consecuencia son válidas, sin Impresión. Lo único que debe agregarse a esto son las copias de seguridad y que sean reproducibles, por lo tanto, se requiere tener software debidamente adquirido, para tener suficiente prueba de auditoría, ante cualquier órgano de control y vigilancia.
Podría pensar también que existe contraposición de normas cuando esto lo confrontamos con la Ley de Archivo, la cual nos obliga a tener el medio físico, pero si se tienen las copias en CD o Cintas, estas son válidas, lo único que habría que cerciorarse es la custodia de estas, no solo en el departamento de sistemas, sino también en un lugar del Archivo o cintoteca.

Entonces, resumiendo la consulta inicial, sobre los documentos soporte de este artículo, para cumplir con la norma, en un banco, el contador que registre el hecho (una consignación electronica) de cada cuenta habiente, debería generar un documento y firmarlo para cumplir con esta norma. Estariamos mal ya que hay otros medios de cumplir la norma sin tener que morirnos cumpliendola ( ya que es resposabilidad de la DIAN probarnoslo). Si hay otra forma de probar que los gastos o costos se efectuaron en forma debida (lo mismo de la nota, los medios electronicos y los movimientos de la cotraparte de la transacción), por que hacemos mocos de nada.
Preocupemonos mejor de porque a un tenedor de libros le quitan el 10% de sus servicios, por centarse en un computador a digitar unos datos, y un constructor(ingeniero) le quitan el 1%.
Por que si se mira cuanto nos quitan por nuestro trabajo estamos peor que cualquiera, ya que si para hacer nuestro trabajo necesitamos descansar y pagar un baño en la calle, la DIAN no lo permite descontarlo, por que no tiene causalidad con el ingreso.

Continuando con el Tema de los Ajustes por Inflacion, estuve buscando y no encontre

Para Jorge Coneo: Así la costumbre de hacer ajustes sea al finalizar el mes, se deberían hacer el día 1 (primero)-de ser posible a las 12 de la noche más un segundo- ya que todas las transacciones del mes se verán afectadas por los ajustes por inflación del mismo período. Como el PAAG no se conoce en ese momento hay que recalcular algunos movimientos, como por ejemplo consumos de inventarios.

Agradezco la ilustraciòn que nos brinda para aclarar este tema, ya que por falta de analisis muchos habremos incurrido en el calculo errado del IVA por los intereses.

Sea la oportunidad para realizar una consulta, con respecto al manejo del IVA en ventas de mandato. Es correcto causar el iva a cada mandante por la venta o el iva lo causo a nombre de quien me compra el producto y en que cuenta lo manejo.

Agradezco a quien me brinde una respuesta sobre el tema y mail al que pueda enviarle un anexo del caso.

Buenas tardes, solicito la valiosa colaboracion de alguien que sepa sobre impuestos de personas naturales y los tramites ante la Dian cuando esta fallece. Es el caso de un Señor que fallecio pero el habia cerrado su establecimiento de comercio ya que meses antes se vio en una situacion economica dificil y cerro su negocio. No realizo ningun tramite de cancelacion ante la Administracion de Impuestos y debe algunas declaraciones de renta. Las preguntas son:1Para cancelar el rut la familia debe cancelar las obligaciones que tiene con la Dian??2Los impuestos que el Señor debia que sucede con esto??
Muchas gracias por sus comentarios y la ayuda que me puedan prestar.

[...] Como vemos, las dos normas anteriores coinciden en establecer que las operaciones que quedan registradas en los libros oficiales de contabilidad, tienen su sustento en los respectivos “comprobantes de contabilidad” (o mejor conocidos entre los contadores como “comprobantes de diario”), los cuales deben quedar elaborados, autorizados (entiéndase “firmados”) y acompañados de los respectivos “soportes” (Nota: respecto a los “soportes”, consulta nuestro editorial “Debemos imprimir todas las notas contables mensuales?’”) [...]

Buenas tardes, solicito la valiosa colaboracion de alguien que sepa sobre soportes contables y tributarios
Muchas gracias por sus comentarios y la ayuda que me puedan prestar.
Soy estudiante de ultimo semestre de contaduria publica.

la verdad solo se que na da se por eso busco en el internet