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Tributariamente, para soportar el valor de las ventas de bienes y/o prestación de servicios que se realizan en el país, es posible optar entre expedir “factura de venta” o expedir “documento equivalente a factura de venta” (entre estos últimos se encuentran los tiquetes de máquina registradora, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, y otros mas; véase el dec.1165 de 1996, art.5 ).

Quien opta por expedir “factura de venta”, tal documento debe cumplir con todos los requisitos enunciados en el art.617 del E.T, entre los cuales queremos destacar el mencionado en el literal c), el cual fue modificado por el art.64 de la ley 788 de dic de 2002. Dicho literal dispone que en el cuerpo de las “facturas de venta” se debe discrimiar el “Apellido y nombre o razón social y Nit del adquirente de los bienes y servicios, junto con la discriminación del IVA pagado”.

Ya no es posible ignorar el nombre del cliente

Antes de la modificación introducida por la ley 788 de 2002, dicha obligación de discriminar el nombre del adquirente se aplicaba si tal adquirente era un responsable del IVA en el régimen común y que por tanto requería tener detallado el IVA que estaba pagando para poder tomarlo como IVA descontable en su declaración de IVA.

Sin embargo, a raíz de la modificación de la ley 788 de 2002, ya no importan las características de quien está efectuando la compra (si es persona natural o juridica, o si es responsable del IVA o no lo es), y en consecuencia en todos los casos se hace necesario que quien expida la “factura de venta” coloque en ella los datos del adquirente de los bienes y servicios.

La norma menciona que junto a los apellidos y nombres de dicho adquirente, debe también colocarse el dato relativo a su “NIT”. Sin embargo, si el adquirente es una persona natural que no se halla en obligación de obtener NIT ante la DIAN pues no está incursa en ningún tipo de obligación fiscal que le exiga inscibirse en el RUT y obtener su Nit, en tales casos el dato relativo al NIT debe ser reemplazado por el de su cédula de ciudadanía o el de su tarjeta de identidad.

¿A quienes debe importar este asunto?

Este mensaje se vuelve importante en especial para aquellos negocios que llevan a cabo “ventas de mostrador” y en los cuales algunas veces se omite diligenciar los datos completos del adquirente. Debe incluso tenerse presente que en algunas ocasiones, los propios funcionarios de la DIAN se hacen pasar por “compradores”…

A esta altura también es imporante mencionar que fue en el art.4 del decreto 522 de marzo de 2003 donde se dispuso que si se opta por expedir “documento equivalente a factura de venta” que en tal caso no se hace necesario incluir los datos del adquirente. Por tal razón, en los casos de ventas masivas al público, siempre será conveniente utilizar mejor los “documentos equivalentes a factura”.

¿Qué sanciones se enfrentarían si en las “facturas de venta” no se incluye la identificación completa del adquirente?

Si en algún momento las autoridades tributarias comprueban que las facturas de venta han sido expedidas sin cumplir con el requisito establecido en el literal c) del art.617 del ET, en tal caso se podrá aplicar la sanción de clausura del establecimiento de comercio hasta por 3 días pues así lo dispone el literal a) del art.657 del E.T.

Si la DIAN juzga que con la omisión de este requisito no se está ocasionando un perjuicio grave, en ese caso y como lo expresa ese mismo literal a), la sanción de clausura podrá ser conmutada o cambiada por la contemplada en el art.652 del ET (1% del valor de las facturas expedidas sin el requisito pero sin exceder de 18.152.000 en el presente año 2005)

Si hace ventas masivas, utilice documentos equivalentes a factura

De otra parte conviene tener presente que a la hora de reportar la información anual en medios magnéticos a la DIAN de que trata el art.631 ET, la información relativa a los “ingresos” obtenidos durante el año fiscal exige distinguir el nombre, nit y hasta dirección de las personas o entidades de quienes se percibieron ingresos. Incluso, en la resolución que se expidió para la información del año 2004 (resolución 9704 de oct de 2004) la misma resolución contempló que la única excusa para no tener identificados el nombre del adquirente sería el que la entidad informante utilizara “documentos equivalentes a factura” en lugar de “factura de venta” (vease el parágrafo del art.12 de dicha resolución)

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