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¿Cómo deben contabilizarse los pagos indirectos hechos a favor de los trabajadores y que sí constituyen ingreso tributario para ellos? (efectos en materia de retenciones en la fuente)

Un trabajador puede percibir ingresos, originados en su relación laboral, de dos maneras distintas: 1. Por la “vía positiva”, es decir, porque le cancelan directamente, en dinero o en especie, el valor de sus salarios y 2) Por la “via negativa” , es decir, por que la empresa le “ahorra” el tener que entrar a cubrir un gasto en el que necesitaba incurrir (ej: una capacitación o un viaje, etc).Lo anterior está ratificado en lo dispuesto por el art.5 del dereto 3750/86, norma que dispone lo siguiente:

ART. 5º—Para efectos de lo previsto en los artículos anteriores, constituyen pagos indirectos hechos al trabajador, los pagos que efectúe el patrono a terceras personas, por la prestación de servicios o adquisición de bienes destinados al trabajador o a su cónyuge, o a personas vinculadas con él por parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, siempre y cuando no constituyan ingreso propio en cabeza de las personas vinculadas al trabajador y no se trate de las cuotas que por ley deban aportar los patronos a entidades tales como el Instituto de Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje y las cajas de compensación familiar.

Se excluyen los pagos que el patrono efectúe por concepto de educación, salud y alimentación, en la parte que no exceda del valor promedio que se reconoce a la generalidad de los trabajadores de la respectiva empresa por tales conceptos, y siempre y cuando correspondan a programas permanentes de la misma para con los trabajadores.”

Algunos de tales pagos indirectos al trabajador han sido exonerados, mediante normas especiales, de terminar considerándose “ingreso” para el trabajador, Aquellos que no tengan dicha exoneración, se consideran entonces “ingreso del trabajador” y por tanto deben someterse a retención en la fuente por pagos laborales (véase el art.87-1 del ET).

El caso de los pagos por alimentación

Un caso interesante de estudiar, en especial por sus efectos en materia de retención en la fuente, es el que se establece en el art.387-1 del E.T. norma que dispone lo siguiente:

ART. 387-1.—Modificado. L. 788/2002, art. 84. Disminución de la base de retención por pagos a terceros por concepto de alimentación. Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de quince (15) salarios mínimos mensuales legales vigentes (hoy $ 5.722.500). Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Código Sustantivo de Trabajo.

Cuando los pagos en el mes en beneficio del trabajador o de su familia, de que trata el inciso anterior excedan la suma de dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes (hoy $ 763.000), el exceso constituye ingreso tributario del trabajador, sometido a retención en la fuente por ingresos laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para los gastos de representación de las empresas, los cuales son deducibles para éstas.

Para los efectos previstos en este artículo, se entiende por familia del trabajador, el cónyuge o compañero(a) permanente, los hijos y los padres del trabajador.”

Lo que primero se debe aclarar entonces, es que si en una empresa se incurre en el costo de contratar los servicios de un restaurante, para que en el mismo se le suministre alimentación en forma mensual a sus trabajadores, ello sería un costo deducible para el empleador y podría ser o no un “ingreso para el trabajador”, dependiendo de varias situaciones:

1. El monto total de lo que se cancele mensualmente al restaurante, es “ingreso del restaurante” si al prorratear ese costo entre todos los empleados y sus familias, se observa que cada uno de tales empleados está recibiendo un beneficio por alimentación que no sobrepase dos salarios mínimos (381.500 x 2 = $763.000). Adicionalmente, ese beneficio en cabeza del trabajador se seguirá considerando “ingreso del restaurante” si el trabajador beneficiado no percibe un salario mensual superior a los 15 salarios mínimos (15 x 381.500 = 5.722.500).

   Para ilustrar esta situación, supóngase que la empresa XYZ contrata los servicios del resturante “XXX Ltda” para que cada mes suministre el servicio de alimentación a sus 10 obreros, y el costo mensual de dicho servicio asciende a 2.500.000 mas el 16% de IVA. Todos los obreros devengan el salario mínimo.

   En este caso, los $2.500.000 asignados entre los 10 obreros, implican que cada uno de ellos está siendo objeto de un “pago indirecto mensual” que asciende a $250.000 (cifra que no supera entonces los $763.000 mencionados anteriormente) . Adicionalmente, como ninguno de los obreros devenga salarios mensuales superiores a los 15 salarios mínimos, se dan todas las condiciones para que los $2.500.000 se contabilicen como un costo “por servicios” y cuyo beneficiario sería el restaurante “XXX Ltda.” (no existe en este caso ningún “ingreso para los trabajadores”). Las contabilizaciones serían (para simplificar el ejercicio supóngase que solo hay lugar a efectuar retenciones en la fuente a título de impuesto sobre la renta):

Código cuenta	Nombre cta	Tercero	Db	Cr
513595	Servicios-otros	Restaurante XXX Ltda.	2.500.000
240802	IVA descontable	Restaurante XXX Ltda.	400.000
236525	Retención por servicios (4% sobre los 2.500.000)	Restaurante XXX Ltda		100.000
233595	Cuentas por pagar-otros	Restaurante XXX Ltda		2.800.000

(la segunda parte de este análisis lo puedes encontrar la próxima semana…)

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