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Las normas contenidas en los art.514 a 554 del Estatuto Tributario nos definen las características bajo las cuales funciona el impuesto de timbre, el cual, según el art.519, es un impuesto de carácter documentario, pues se origina, con una tarifa del 1,5%, por la emisión de documentos en los cuales se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, y cuya cuantía sea superior a $60.142.000 (valor año 2005).

También se origina Impuesto de Timbre en otro tipo de documentos en los que no se están plasmando obligaciones para una parte ni derechos para otra, sino que son documentos que la norma misma señaló que, para poder expedirlos, se debe cumplir con cancelar el respectivo impuesto. Entre ellos tenemos: las chequeras que entregan los bancos, los pasaportes, las visas, las licencias para portar armas de fuego y los reconocimientos de personerías juridicas (ver art.521, 523 y 524 del ET). En tales casos ya no se aplica una tarifa porcentual, sino un valor absoluto que la norma actualiza cada año.

Los documentos que teniendo las características anteriores llegan a ser considerados como excluidos de causar el impuesto de timbre son los enunciados básicamente en el art.530 del ET

Cómo se recauda el impuesto de timbre

Entre las partes que intervienen en la expedición del documento, una de ellas actuará como agente de retención y la otra será quien tenga que afectar su costo o gasto al entregar el dinero para que el agente de retención pueda declarar y pagar (en el formulario mensual de retenciones en la fuente que se presenta a la DIAN, formulario 350 en el presente año 2005), el valor del impuesto. En algunos documentos, según si así lo deciden las partes, el mismo que actúa como agente de retención es quien tiene que castigarse en su contabilidad registrando el “gasto impuesto de timbre” (lo asume)

En el Art.518 del ET, y en especial en el art.27 del D.R.2076 de 1.992 se aclara los distintos tipos de “agentes de retención” del impuesto de timbre que pueden llegar a ser los responsables por recaudar y consigar el impuesto ante la DIAN. La lista de tales agentes de retención incluye:

1. Los notarios por las escrituras públicas.

2. Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

3. Las entidades de derecho público, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

4. Las personas jurídicas, las sociedades de hecho y demás asimiladas.

5. Las personas naturales o asimiladas que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a $ 250.000.000 (hoy $ 567.370.000).

6. Los agentes diplomáticos del gobierno colombiano, por los documentos otorgados en el exterior.

7. Los bancos por el impuesto correspondiente a los cheques.

8. Los almacenes generales de depósito por los certificados y bonos de prenda.

9. Las entidades de cualquier naturaleza, por la emisión de títulos nominativos o al portador.

¿Qué responsabilidades existen para el agente de retención?

A parte de tener que cumplir con recaudar, declarar y pagar oportunamente el valor del impuesto de timbre que le corresponda, quien haya actuado como agente de retención debe cumplir con expedir un certificado a quien terminó cancelando el valor del impuesto, pues así lo disponen las norma del art.539-2 del ET, y del art.35 del decreto 4345 de diciembre 22 de 2004, las cuales citamos a continuación:

ART. 539-2 del Estatuto Tributario Nacional

“Obligación de expedir certificados . Los agentes de retención en timbre deberán expedir al contribuyente, por cada causación y pago del gravamen, un certificado, según el formato que prescriba la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos Nacionales, en el que conste:

1. La descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación de su fecha y cuantía.
2. Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria de las personas o entidades que intervienen en el documento o acto.
3. El valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando fuere el caso.”.

Artículo 35 del decreto 4345 de dic 22 de 2.004

“Obligación de expedir certificados por parte del agente retenedor de timbre: Los agentes de retención del Impuesto de timbre, deberán expedir al contribuyente por cada causación y pago del gravamen un certificado según el formato prescrito por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

El certificado a que se refiere este artículo , deberá expedirse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre y debió efectuarse la retención ” (el resaltado es nuestro)

Por qué es importante exigir al agente de retención el “certificado” por el pago del impuesto de timbre

En primer lugar, es pertinente comentar que para quienes terminan afectando su contabilidad con el gasto impuesto de timbre, el mismo es un gasto que no es deducible en la declaración de renta (ver art.115 del ET) Sin embargo, la importancia de exigir a quien actuó como agente de retención que cumpla con la obligación de expedir el “certificado”, es por cuanto solamente con ese certificado se prueba que el impuesto de timbre sí fue efectivamente declarado y pagado, y tal prueba es absolutamente necesaria para poder soportar un asunto inmensamente importante: la posibilidad de que se acepten como deducibles los costos y gastos en la declaración de renta.

En efecto, el art.177 del Estatuto Tributario dispone en parte:

“Igualmente, para uno y otro caso, no serán deducibles los pagos respaldados en documentos frente a los cuales no se cumpla lo previsto en el numeral 3º del artículo 522” .

Justamente, ese inciso 3 del art.522 del ET dispone :

“ 3. Se ajustarán los impuestos cuando inicialmente fue indeterminado el valor de un acto, sujeto a ellos o incorporado a documento que los origine y posteriormente dicho valor se haya determinado; sin la prueba del pago del impuesto ajustado no serán deducibles en lo referente a impuestos de renta y complementarios, los pagos ni las obligaciones que consten en los instrumentos gravados, ni tendrán valor probatorio ante las autoridades judiciales o administrativas ” (el resaltado es nuestro)

Un ejemplo vale más…

Para ilustrarlo, supóngase que en enero de 2.005 la empresa A firma un pagaré en el cual costa que acepta un préstamo por 1.000.000.000 que le otorga la empresa B. Dicha empresa B actúa como agente de retención, y al momento de otorgar el préstamo retiene el 1,5% para proceder a declararlo y pagarlo ante la DIAN.

Así mismo, en el documento se pactó que la empresa A se compromete a cancelar intereses del 2% mensual.

Si el préstamo fue tomado en enero y no se hacen abonos a capital durante todo el año, eso significa que la empresa A va a registrar un “gasto intereses” por $240.000.000.

Por tanto, si la empresa B no entrega la prueba de haber declarado y pagado el impuesto de timbre, para la empresa A ese costo de $240.000.000 podrá ser rechazado por la DIAN.

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