- Inicio
- Esta semana
- Blog Oficial
- MÁs populares
- Todos los temas
Posibles problemas de no tener registradas oportunamente las operaciones en los libros oficiales de contabilidad
Es común ver que en muchas entidades obligadas a llevar libros de contabilidad no se de aplicación plena a lo dispuesto en el inciso tercero del art.56 del decreto 2649 de 1993, el cual establece lo siguiente:
“Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado .” (el resaltado es nuestro)
Es justamente amparadas en este artículo, que las Superintendencias, como la Superintendencia de Sociedades, se pueden atrever a pedir que les reporten, en febrero de cada año, los Estados financieros cortados a diciembre 31 del año anterior, y acompañados de la Certificación del Contador y Representante Legal de que “las cifras han sido fielmente tomadas de los libros oficiales…”
La costumbre que tenemos muchos…
En efecto, la costumbre que existe entre muchos contadores es de solo al finalizar el año fiscal, y una vez se han definido las cifras con las cuales se elaborará la declaración de renta, es en ese momento cuando deciden registrar, “de una sola sentada”, las operaciones de todo el año fiscal (desde enero hasta diciembre).
Sin embargo ¿Nos hemos imaginado lo que sucedería si, por citar un ejemplo, en febrero del año 2006 el contador descubre que no tiene hojas disponibles suficientes para registrar las operaciones de todo el año 2005?
Obviamente, en ese caso se configurará una plena evidencia de que los libros oficiales han estado atrasados por más de un año, pues el registro de los nuevos folios ante la Cámara de Comercio se terminará efectuando en el año 2.006, pero las operaciones que se asentarán en esas hojas nuevas serán operaciones de enero hasta diciembre de 2.005
Un sano consejo
En vista de lo anterior, y para evitar procesos penosos ante las distintas superintendencias o incluso ante las autoridades tributarias, quienes podrán alegar que la empresa no esta cumpliendo EN SU TOTALIDAD con las normas del decreto 2649/93 (ver art.772 a 774 del ET), es pertinente estar asegurándose de que las operaciones se asienten en los libros en el mes siguiente a aquel en el que ocurrieron.
Para lograr lo anterior, el Contador debe evitar seguir la costumbre a la que antes aludimos (esperarar hasta finalizar el año para empezar a asentar las operaciones) y debe estar pendiente de cuándo las hojas de los libros oficiales están proximazas a terminarse.
Por último, aquellos que persistan en la costumbre de dejar el proceso de asentar las operaciones para el final, y calculen que las hojas que tienen disponibles serán suficientes para tal proceso, deben tomar en cuenta que muchas veces en el proceso de asentar libros, las hojas se terminan enredando en las impresoras y por tanto los cálculos se pueden quedar cortos…
Lo mas ideal es seguir lo contemplado en el art. 56 del decreto 2649 pero no habrà ningùn tipo de sanciòn si se imprimen los libros que tengan atraso, en hojas registradas con fechas posteriores. Esto lo dispuso el Consejo de Estado a travès de sentencia.
Hola cecil Tengo una duda con relacion a los libros oficiales,
en el programa contable que manejo cuando genero el libro diario en un mes donde no ha habido movimiento obviamente no me genera nada. entonces el libro diario me queda con unos meses si y otros no.
pero en el mayor si me genera el libro aun cuando no haya movimiento. mi pregunta es. Es necesario que imprima esos meses en el mayor donde no hay movimiento pues los saldo siempren son los mismos hasta el mes en que se presente el proximo movimiento.
gracias
hola
bueno con relacion a lo anterior tengo una pregunta, en el caso de las entidades sin animo de lucro aprobadas por el ICFES, estos libros inicial mente estan registrado en la camara de comercio, pero sus hojas no tienen ninguna identiifación que demuestre un tompe radicado.
por tal motivo me gustaria conocer más sobre el tema de los libros oficiales en entidades aprobadas por el ICFES
gracias
Es cierto que no hay sanción por imprimir los libros atrasados en hojas registradas en fecha posterior, pero si hay sanción tributaria por el atraso de mas de cuatro meses en registrar en libros oficiales las operaciones.ART.654 ET
BUENOS DIAS, ES MUY IMPORTANTE ESTAR AL DIA PERO ME GUSTARIA SABER, SI LA VERSION DE ESTAR ATRASADO MINIMO LOS CUATRO ULTIMOS MESES ESTA VIGENTE O NO….MUCHAS GRACIAS
Hola colegas de actualicese.com. Tengo una inquietud: Una Iglesia Evangélica constituida legalmente y registrada ante el Ministerio del Interior con resolución de apertura emitida por este ente, y con NIT otorgado por la DIAN, ante que organismo de control registra sus libros de contabilidad y cuales está obligado a llevar?
fabianjair@hotmail.com, Fabian Ferreira Avendaño, Contador Público
CUAL ES LA SANSION POR TENER LOS LIBROS ATRASADOS
La inconsistencia que se presenta, al solicitar la Superintendencia de Sociedades, los Estados financieros y demás reportes en el mes de Febrero o antes de finalizar de Marzo, es que esta obligando a que se envien estados financieros sin aprobación de los maximos organos sociales, y en cierta forma anticipando un Derecho que tienen estos organos de reunirsen en una epoca determinada del año, y debidamente determinada o por el Código de Comercio, o por los Estatutos sociales. De nada sirve tener la contabilidad al día y los libros oficiales impresos (que es sin embargo lo ideal para dar cumplimiento a normas legales sobre la materia)si la posible decisión de un ente como asamblea o junta de socios ordena cambios, inicia procesos por rendicion de cuentas a los administradores, o se ejerce el Derecho de inspección?.Los Estados financieros enviados en fechas tan anticipadas podrian constituirse simplemente en un cumulo de documentación para cumplir plazos y no para tener certezas.
Es importante tener en cuenta que los libros oficiales actualizados no solo son una obligacion ante las entidades fiscales sino tambien que son un medio probatorio importante para cualquier proceso de orden judicial, laboral o de otra indole, inclusive la prueba inmediata para las compañias de seguro en caso de algun siniestro.
Un saludo a mis colegas
En cuanto a los hechos irregulares en la contabilidad dando el alcance al Art 654 del E.T. menciona entre otros en el litera F- Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso. Esto lo contemplado a nivel tributario, en cuanto a lo contable debemos regirnos po lo dispuesto en el decreto 4649 de 1993, es normal que se presente un atraso de un mes, mas no las de un año.
cual es el monto de la sancion por tener atrasados los registros en los libros?
Creo que las normas hay que entenderlas en contexto; es decir, conjugar aquellas que, en el caso específico, tengan relación con los registros de los libros oficiales por tanto, hay que tener en cuenta, además del D 2649 de 1993 y el estatuto tributario, el código de comercio respecto a la rendición de duentas para ser aprobadas por la asamblea de tal suerte que, no tendría mucho sentido que la super solicitara informes antes de tal aprobación maxime si ella misma sabe de la necesidad de publicidad, discusión y aprobación de cuentas.
Si bien es cierto que la Super-Sociedades puede exigir al mes siguiente de efectuada la operación que ésta esté impresa y además que los libros el plazo máximo es de 4 meses a ojos de la DIAN, el hecho de tener los libros registrados con una fecha posterior a la de las operaciones que se imprimen, no constituye en ningún momento error en la contabilidad. Este concepto fue emitido por la oficina jurídica de la DIAN en Manizales.
Acerca de los libros que se deben registrar son los siguientes:
-Mayor
-Diario
-Inventario y Balances
-si es Sociedad Anonima Libro de Socios
-Junta de Socios
-Asamblea General si es Sociedad Anonima.
Estos libros los debe registrar, les recomiendo registrar la mayor cantidad de hojas por economia y evitar que se agoten antes de cualquier periodo
gravable.
si bein es ccierto colegas es que la norma o principio de contabilidad es la esencia sobre forma, entoces cual es la norma que prima en este caso, si que podemos tener un atrozo de 4 meses como lo dispone la parte tributaria o un mes como lo dispone la super sociedad. entonces colegas lo mas beneficioso es contar con mas tiempo, pero si se puede estar tranquilo con ese tiempo
Buen dia para todos!
cual es la fianlidad de tener los libros al dia y dar cumplimiento a un requeimiento que es de solo control y no de forma?
Hola queridos colegas.
He leido hasta la fecha todos sus valiosos comentarios al especto del texto en cuestión, algunos tienen buen fundamento, pero lo que prima fuera de tener o no sanción el tener contabilidad atrasada, creo que debe ser ético para nuestra profesión, que generemos valor agregado, a las empresas donde nos desempeñamos. Es muy incómodo para quienes somos usuarios de la información contable, el tener contabilidad histórica, so lo que más prevalece actualmente en el ejercicio de la contaduría es tener certeza que la información que se procesa es veraz, oportuna y fidedigna para la toma de decisiones. No quiero extenderme más, pero no sigamos con esa mentalidad de saber cuanto vale la SANCION, sino de mostrar resultados, que tarde o temprano serán recompensados y tendrás tu mente y espíritu tranquilo, con cero estress.
Todos los comentarios son muy puntuales y precisan lo mismo, y es cierto que en nuestro ejercicio y función debemos ser muy profesionales y prácticos y ser facilitadores en la aplicación de la normatividad. Esto es lo que enriqueceria la calidad de nuestro trabajo y valoración de nuestra profesión. Estas normas son conocidas y vigentes desde hace años, hay es que cambiar los malos hábitos de dejar las cosas para ultimo momento.
NO HAY COMO SEGUIR LAS NORMAS PAR EVITAR PROBLEMAS
HOLA COLEGAS, ESPERO ESTEN MUY BIEN EN REALIDAD ANTES DE CUALQUIER COMENTARIO TENGO UNA INQUIETUD, PUES TENGO POCOS MESES EN LA PRACTICA CONTABLE Y TENGO INTERROGANTES, DESEO SABER CUAL SERIA LA SOLUCION MAS VIABLE EN CASO QUE LAS HOJAS REGISTRADAS EN CAMARA DE COMERCIO DE LOS LIBROS LEGALES, SE TERMINARAN ANTES DEL PERIODO FISCAL
Estimados colegas:
Considero que la responsabilidad que tenemos con todos los usuarios de la información financiera, incluyendo a quienes la elaboramos está por encima de cualquier término.
APRECIADOS COLEGAS:
NUESTRO COMPROMISO PROFESIONAL ES CUMPLIR A CABALIDAD Y CON CALIDAD. NUESTROS CLIENTES DEBEN TENER UN ALTO CONCEPTO DE NUESTRO EJERCICIO COMO CONTADORES, PARA LO CUAL ES MUY IMPORTANTE QUE NOS ESFORCEMOS PARA QUE LOS LIBROS OFICIALES SE ENCUENTREN ACTUALIZADOS AL MáXIMO POSIBLE.
SI LAS HOJAS DE LOS LIBROS OFICIALES SE TERMINAN ANTES O DESPUéS DEL PERíODO FISCAL, REGISTRAR SUFIENTE CANTIDAD (RECOMIENDO 500 HOJAS)EN LA CáMARA DE COMERCIO Y PROCEDER A ACTUALIZAR LOS ASIENTOS CONTABLES.
DIRIGIRSE A LA CAMARA DE COMERCIO DE TU LO0CALIDAD, Y SOLICTAR QUE TE MARQUEN ó SELLEN NUEVOS LIBROS, PARA SEGUIR REGISTRANDO LAS OPERACIONES O TRANSACCIONES.
ANA MILENA LA 20 ES UNA RESPUESTA PARA Tí, LO QUE PASO, ES QUE E EQUIVOQUE AL ENVIARLO.
DIRIGIRSE A LA CAMARA DE COMERCIO DE TU LOCALIDAD DONDE TENGAS MATRICULADOS LOS LIBROS, Y SOLICTAR QUE TE MARQUEN NUEVOS LIBROS PARA SEGUIR REGISTRANDO LA CONTINUACION DEL PERIODO FISCAL VIGENTE.
En caso de que se presente una visita de funcionarios de la Dian y soliciten los libros de contabilidad, es un gran inconveniente para la empresa tener los libros de contabilidad atrasados y aun màs ellos no respetan en caso de que los libros esten atrasados los 4 meses que da la ley ellos unicamente dan el mes anterior vencido. y como ellos tienen la ley ellos exigen a como el contribuyente visitado les caiga en gracia
Lo cierto es que las empresas donde el Contador permite una traso en la impresión de los libro oficiales por un tiempo mayor al que está estipulado por ley, está evidenciando la manipulación de la información financiera o deja mucho para cuestionar acerca de esta .
COMO DOCENTE UNIVERSITARIO Y AFICIONADO A LA INVESTIGACION CONTABLE HE TOMADO DE UNA REVISTA PUBLICADA A FINALES DE LA DECADA DE LOS SETENTA UN PRINCIPIOS DE LOS 0CHENTA, UN CONCEPTO Y LO HE ADAPTADO PARA DEFINIR LA CONTABILIDAD.
GRACIAS POR SUS COMENTARIOS Y SI EL DOCTOR JACK ALBERTO ARAUJO ENSUNCHO O EL DOCTOR HAROLD ALVAREZ,MI NUNCA BIEN PODERADO PROFESOR DE AUDITORIA EN LA UNIQUINDIO, HOY PRESIDENTE DEL CONSEJO TEC NICO DE LA CONTABLIDAD, LEEN ESTE CORREO,LES AGRADECERE TAMBIEN SUS APRECIACIONES .
LA DEFINICION ES LA SIGUIENTE: CONTABILIDAD ES UN SISTEMA INFORMATIVO INTEGRADO POR TRES ELEMENTOS ASI:
1- HECHO ECONOMICO. DEFINIDO COMO EL INTERCAMBIO DE BIENES Y SERVICIOS QUE ORIGINAN DOCUMENTOS EN LOS CUALES SE ESCRIBE LA HISTORIA ECONOMICA DE LA EMPRESA
2- PROCESADORES DE LA INFORMACION: ENTENDIDO COMO TAL EL CONJUNTO DE PERSONAS Y DE APOYOS JURIDICOAS Y TECNOLOGICOS QUE HACEN POSIBLE EL O RDENAMIENTO DE LA INFORMACIóN Y CUYO PRODUCTO FINAL SON LOS INFORMES CONTENIDOS EN ELART 22 DEL DECRETO 2649 DE 1993
3- USUARIOS DE LA INFORMACIóN. ESTAS PERSONAS O ENTIDADES SON QUIENES SE INTERESAN EN LA EMPRESA PARA DETERMINAR LA CONFIABILIDAD DE ELLA ENTRE OTROS, EL ESTADO PARA DETERMINAR BASERS GRAVABLES, LOS ORGANISMOS DE CREDITO Y LOS PEROVEEDOTRES PARA MEDIR LA CONFIABILIDAD, LOS TRABAJADORES PARA DETERMINAR SUS ASPIRACIONES LABORALES
ESTO ES SOLAMENTE EL ABREBOCAS. ESTOY DISPUESTO A ESCUCHAR
EN TODO CASO DETESTO EL TERMIONO DE QUE LA CONTABILIDAD ES UN ARTE. PIENSO QUE EL ARTE ES LA MANIFESTACION AFECTIVA DEL SER HUMANO FRENTE A SITUACIONES DE SU ESTADIO DEANIMO Y LA CONTABILIDAD MUESTRA HECHOS ECONOMICOS Y NO OTRA COSA
EL TENER LIBROS OFICIALES REGISTRADOS AL DIA,ADEMAS DE CUMPLIR CON LA NORMATIVIDAD LEGAL, ESTAMOS GENERANDO CONFIANZA EN NUESTRO DESEMPEñO PROFESIONAL ANTE NUESTROS CLIENTES Y ENTIDADES ESTATALES PARA TODOS LOS EFECTOS.
Es importante que para efectos de economía, los colegas conozcan que los libros oficiales pueden ser impresos por lado y lado, situación que posibilita mantener mayor cantidad de páginas disponibles. Obviamente la numeración consecutiva debe darse por ambas páginas de la hoja. De igual forma, la cámara de comercio deberá rubricar ambas caras.
Y las personas naturales: Un interrogante interesante me surge en una asesoria a persona natural cuyo patrimonio es de 300 millones pero lo destinado a su negocio es de solamente 2 millones. Aunque es un establecimiento pequeño la PN se ve obligada a llevar contabilidad por los bienes que posee; la contabilidad y por ende los libros oficiales se deberian registrar por el patrimonio total de la persona natural? ya que este es el respaldo de su RENTA al no ser una empresa unipersonal EU? Como se deberia desagregar su patrimonio ya que la suma mas significativa esta dada por su vivienda habitacional.??
Colegas gracias por sus apreciaciones.
caedvico@hotmail.com
ademas de las sanciones tributarias que acarrea el atrazo de los libros legales de contabilidad, se le suma el hecho de que las operaciones registradas en forma extemporanea (es decir el registro en camara de comercio u otra entidad es posterior a las operaciones asentadas en ellos)y cuando esto sucede no sirven como medio probatorio para cualquier proceso judicial.
con relacion a la inquietud del colega Fabian Herrera - Si es una entidad sin animo de lucro sus libros deben ser registrados en la DIAN, y para el caso son tres:
Inventario y Balances
Mayor y Balances
Diario Columnario
Sus aportes son muy valiosos para nosotros los contadores que recien estamos ingresando a la practica contable. mi pregunta es: si una empresa no ha registrado la informacion en sus libros oficiales de este año y en el mes pasado (julio) cambio de razon social. que debe hacer para el nuevo registro? debe imprimir la informacion de enero a junio en los anteriores y de julio en adelante??. les agradezco enormemente sus comentarios
colegas: es importante cumplir las normas, finalmente es para ello que estan dispuestas.
Respecto a los comentarios de los libros oficiales, quisiera saber cuales y con que ley, decreto o norma se estipulan como obligatorios
Contadores: Nosotros somos los abogados y administradores de la parte fiscal y financiera de las empresas, si queremos estar al dia debemos cumplir las normas para las cuales estamos ligados por el estado, ojo tenemos que saber que nosotros SOMOS LOS QUE DAMOS FE PUBLICA.
SOLO UNA RESPUESTA POR QUE HABLAMOS DE SANCIONES… SI EL FIN ES QUE LA INFORMACION SEA VERAZ, FIDEDIGNA E INMEDIATA PARA LA TOMA DE DESICIONES.
LO BASICO Y MAS IMPORTANTE ES, QUE LOS LIBROS OFICIALES REVELEN LA VERDADERA Y REAL SITUACION FINANCIERA Y ECONOMICA DEL ENTE COMERCIAL.
POR QUE, QUE SACAMOS CON UNOS LIBROS OFICIALES AL DIA, PERO QUE TENGAN DEBILIDADES ?
GRACIAS POR SU ATENCION
Buenas tardes
los felicito por tan excelente pagina, he logrado gracias a ustedes resolver muchas dudas, me gustaría que por favor me asesoraran sobre sí las uniones temporales celebradas entre Compañias estan obligadas a llevar libros de contabilidad y como y ante quien se registran, porque en la camara de comercio averigue y me dicen que alla no exigen incribir los lbros de las uniones temporales puesto que estas no tienen registro mercantil
Gracias
Sra. CLARA ELIZABETH ALBARRACIN
Respecto a su pregunta le recomiendo leer la orientacion profesional No. 04 de 2002 del consejo tecnico de la contaduria publica que trata sobre los consorcios y las uniones temporales.
Hola
Los felicito por tener una pagina especial para contadores.
Mi pregunta es lo siguiente, Tengo un cliente qque inicialmente era persona natural con regimen simplificado, luego en el año 2000 fue reorganizado como persona natural de regimen comun, desdes esta fecha no lleva libros de contabilidad y aun no los ha registrado. que pasa en este caso y que tipo de sancion tendria.
un contribuyente al pasar al regimen comun debe cumplir con todo lo exigido tributariamente y contablemente a que me refiero al pago de impuestos renta, retencion, iva y aquellos que en su jurisdicciòn se den.
asi mismo debe registrar los libros oficiales y facturar, en el momento en que la DIAN le realize una visita lo va a sancionar por no presentar declaraciòn de renta por todos los años le aconsejo que declare los ultimos dos sino lo ha hecho porque puede salir como omiso de acuerdo a camara de comercio.
la otra sancion que le pueden aplicar es la de no llevar los libros de contabilidad de acuerdo al articulo 654 del estatuto tributario y siguientes, asi mismo seuede informar de los libros en los articulos 772 y siguientes.
Comentario Analitico
Hoy dia existen novedoso programas de contabilidada que guardan seguridada y confiabilidad en la informacion de datos..deberia estudiarse una nueva ley para aprobar estos medios en remplazo de algunos libros impresos…que ocasionan gasto de papel y bodegas y que son engorrosos consultar..pues si existen archivos magneticos ovio que cualquier consulta es mas facil atraves del sistema.
Hola colegas no tengo mucha experiencia, pero les agradeceria sus comentarios, si una empresa fue constituida en el 98 y nunca llevo contabilidad pq es del patrimonio de familia, y ahora se va a implementar la contabilidad que pasa con los libros manuales que ya e registraron si ahora se van a llevar con un sistema contable. Se pueden anular o cancelar? Gracias