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A qué nivel de detalle se deberían asentar las cifras en los libros oficiales?
En Colombia, la mayoría de los entes económicos están obligados a efectuar el registro de sus operaciones utilizando para ello el catálogo de cuentas definido en el decreto 2650 de 1993, plan que se conoce con el nombre genérico de “Plan Único de Cuentas para Comerciantes”.
Para el entendimiento de la estructura con que se utiliza dicho Plan Único, el art.14 del decreto 2650 menciona que la codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:
- el primer dígito identifica “la clase”
- los dos primeros dígitos identifican “el grupo”
- los cuatro primeros dígitos identifican “la cuenta” y
- los seis dígitos (o más, si el ente los utiliza) corresponden a “las subcuentas”
Como consecuencia de lo anterior, a la hora de imprimir los libros oficiales o de resumen (ej: el libro diario o el libro mayor), algunos contadores deciden hacer los registros mensuales de las operaciones programando sus software para que el detalle de los mismos sea como máximo el de las cuentas de dos dígitos. Otros lo hacen con las cuentas a cuatro dígitos, y otros lo hacen inclusive con las cuentas a 6 dígitos.
¿Qué dicen las normas?
Al respecto, no hay norma que específicamente señale con qué grado de detalle de las cuentas (si a dos, cuatro o seis dígitos) se deberían asentar las operaciones en los libros oficiales. Sin embargo, si se lee lo dispuesto en el numeral 2 del art.125 del decreto 2649 de 1.993, norma que establece la forma de llevar los libros oficiales, podríamos encontrar una guía para este asunto.
En efecto, la norma antes invocada establece que los libros deben servir para
“establecer mensualmente el resumen de todas la operaciones por cada cuenta , sus movimientos debito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos” (el resaltado es nuestro)
Conforme a lo anterior, y recordando que en la codificación del catálogo de cuentas los primeros cuatro dígitos identifican “la cuenta”, sería valido afirmar que la postura mas razonable en cuanto a definir el grado de detalle con que se deben imprimir los libros oficiales es que los mismos se deberían imprimir como mínimo a nivel de las cuentas de cuatro dígitos.
Esta posición favorecería además otros procesos de verificación de información, ya que por ejemplo, si se requiere examinar la cuenta del “IVA por pagar” y cruzar sus saldos con los valores que se han llevado a las declaraciones bimestrales, el dato a examinar es la información registrada para “la cuenta 2408”. Si en el libro oficial se registran las operaciones solo a nivel de las cuentas de dos dígitos, en ese caso solo nos podríamos encontrar con los registros de la cuenta “24”, y la misma abarca muchos otros diferentes impuestos distintos al del IVA con lo cual se dificulta el trabajo de verificación
Un último Consejo
Indistintamente del grado de detalle con que se decidan llevar los libros oficiales, es importante recordar que debería haber el mismo nivel de detalle tanto en el libro diario como en el libro mayor, pues en algunos casos se ha podido comprobar como en el libro diario se totalizan las operaciones para las cuentas a nivel de cuatro dígitos, pero luego en el libro mayor lo hacen a nivel de las cuentas de dos dígitos y ello dificulta el proceso del cruce de información entre un libro y otro, pues el primero (el libro diario) es el que alimenta al libro mayor.
Decreto 2650/93 Art.13:
“El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de cuenta (los cuatro primeros dígitos)”.
D.R.2650/93 Art.13-Modificado D.R.2894/94 Art6: “A partir del 1
sobre el elnivel de detalle de los libros oficiales me parece myu adecuado el nivel de cuentas de cuatro digito porque contribuye a satisfacer las culidades de la informacion contable establecidas en el decreto 2649/93 y a que se cumpla los objetivos de la informacion contables para propositos generales
PARA TENER UNA MAYOR CLARIDAD DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES ES ACONSEJABLE MANEJAR DETALLES A SUBCUENTA
El registro de la contabilidad en los libros oficiales considero que debe hacerse a nivel cuenta (Cuatro dígitos)y los niveles siguientes deben utilizarse para los libros auxiliares de acuerdo a las necesidades del usuario.
estoy de cauerdo con lo de realizar un registro contable indicado de cuatro a seis digitos ya que asi facilita la informacion a la hora de realizar cualquier otro movimiento de alguna cuenta como por ejemplo el cruce de cuentas.
atentamente
angelica marrugo
gracias
ESTOY DE ACUERDO EN QUE EL LIBRO MAYOR Y BALANCES SE REGISTRE A NIVEL DE CUENTA, EL DIARIO A NIVEL DE SUBCUENTA Y LOS AUXILIARES AL MAXIMO NIVEL, ESTO ME PERMITE TODO TIPO DE VERIFICACIONES.
Cuando se crea una empresa y 3 meses despues empiezo a hacer operaciones de compra y a los 6 meses operaciones de venta, que tiempo tengo para registrar libros oficiales?, y a partir de cuando debo empezar a presentar la declaración del IVA?. Mil Gracias.
La impresion de los libros se debe hacer a nivel de cuenta (mayor) y los soportes contable y auxiliares deben respaldar a estos libros
me parece que esto se debe hacer dependiendo, de la informacion que se necesite y quien la necesite.
aunque para mi seria mejor a 4 digitos ya que en empresas muy grandes se haria muy engorroso buscar subcuenta por subcuenta.
La impresion de los libros segun nuestra normatividad Colombiana no esta claramente dicha, pero es necesario imprimirlos a nivel de cuenta y para eso existen los demas libros auxilires que permiten hacer cualquier consulta.
Es mas si nos remitimos a las normas estas no establecen con calridad cuales son los libros oficiales.
Considero que para facilitar consultas e investigaciones de cualquier tipo los libros oficiales se deben imprimir a nivel de subcuenta (06 digitos).
Debemos tener como primer aspecto para la decisión de imprimir los libros oficiales las normas legales (Nivel de cuentas), luego podemos analizar nustras necesidades de información para acudir a otros niveles inferiores 6 o más digitos, a su vez también debemos observar que existen programas contables que exageran el consumo de papel al momento de la impresión que no justifican el costo de impresiones no requeridas legalmente.
De acuerdo a las necesidades de la información requerida por el Contador y demás usuarios, el regiastro de los libros contables se podría llevar al nivel de cuenta o subcuenta; pero para realizar una mejor interpretaciòn de los saldos de las cuentas, sería recomendable tener los datosa nivel de subcuenta, ya que çme permite mayor verificación.
Concretamente se ha dicho que el libro mayor debe ser a nivel de cuenta, no lo dice del libro diario, pero en mi opinion, los dos deben ser a nivel de cuenta, para guardar consistencia, adicionalmente tiene uno sus auxiliares a nivel de 6 y según necesidades.
La pregunta que hace un compañero respecto de cuando debe resgistar su libros oficiales?, Cuando se crea la empresa se registran los libros oficiales, posterior a esto, si la empresa es responsable de impoventas, empieza a declarar en el momento en que realiza sus operaciones con iva, teniendo en cuanta los bimestres y sus respectivas fechas de presentación, según el último numero del nit.,
el decreto 2649 en su articulo 125 numeral 2 es una guia perfecta para saber a que nivel llevar los libros mayores, osea a nivel de 4 digitos, dejando el nivel de seis digitos para el registro en libros auxiliares
Para mi colega que pregunta desde cuando debe presentar declaraciones de Iva?
La responsabilidad de presentar declaraciones de iva es a partir del bimestre siguiente a la fecha en la que se inscribiò como responsable en el règimen comùn.
Ademàs es obligatorio presentar la declaracipon en ceros si no tuvo movimientos de compras y/o ventas en cualquier bimestre.
Consideró que el registro en ambos libros debe ser a nivel de cuenta, ya que esto favorece los trabajos de verificación. En aquellas compañías donde se manejan diferentes operaciones es recomendable manejar los auxiliares a nivel de subcuenta para facilitar la generación de información.
Los registros en los libros mayores se ve mejor presentados a nivel de cuatro digitos y estoy de acuerdo que el nivel de seis digitos se reserve para realizarlo en los libros auxiliares.
considero que es importante la utilizacion de por lo menos 4 digitos, dependiendo de la necesidad de la empresa.
Estimados colegas, comparto su opinion pero lo mas importante es que si de decide imprimir libros oficiales a 4 o seis digitos se aplique uniformemente a todos los libros y periodos contables…
LuisC
acerca del nivel que se debe imprimir los libros oficiales: Tanto en mayor y Diario debe ser el nivel 4, contrario el Inventario y Balances este debe ser hasta el nivel 6, si se desea con beneficiarios. Recomiendo que junto a estos libros imprimir los auxiliares, que son nuestro soporte inmediato.
Me parece importante registar las operaciones en los libros oficiales, a 6 dígitod para facilitar cualquier verficacion posterior, lo mismo en los auxiliares a los cuales deben recurrir en primera instancia.
Considero que se deben imprimir libros oficiales a nivel de 4 digitos.
CON RESPECTO AL NIVEL DE LAS CUENTAS CONSIDERO QUE ES NECESARIO MANEJAR LOS COMPROBANTES DE DIARIO EN CUENTAS AUXILIARES A NIVEL SUBCUENTA ES DECIR LOS SEIS DIGITOS DEL P.U.C MAS LOS CODIGOS NECESARIOS PARA LLEVAR LOS ASIENTOS MUY BIEN DISCRIMINADOS, POR EJEMPLO 110505-01, LO QUE CONLLEVA A CONSOLIDAR LOS LIBROS MAYORES A NIVEL 6.
CON RESPECTO A LO QUE COMENTA UN COLEGA DEL INVENTARIOS Y BALANCES, ESTE, A MI CRITERIO SE DEBE MANEJAR SIEMPRE CON BENEFICIARIOS (tERCEROS) YA QUE ES EL MAXIMO NIVEL DE INFORMACION AL CIERRE DE UN AñO GRAVABLE Y DEBE REFLEJAR A FONDO LA SITUACION DE LA COMPAñIA CON LOS TERCEROS.
PARA FINALIZAR CREO QUE ENTRE MAS DETALLE SE MANEJE DE LA CONTABILIDAD,MAS CONFIABILIDAD EXISTIRA CON LA INFORMACION Y CON NUESTRA GESTION PROFESIONAL EN LAS EMPRESAS.
LINA V.
La esencia de los libros oficiales es registrar cifras inmodificables en hojas prenumeradas y registradas en Cámara de Comercio.
Corresponde al contador demostrar la procedencia de las cifras con base en los documentos originales (facturas, comprobantes de egreso, consignaciones, etc)
El artículo 125 del decreto 2649 dice:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios….
Esto implica que los libros oficiales no necesitan un alto grado de detalle, por lo cual es suficiente imprimirlos a nivel 3, es decir 4 dígitos, con tal de que sea capaz de demostrar con base en los auxiliares (que no necesitan ser impresos en libros oficiales) de donde provienen las cifras que aparecen en los libros.
Me parese indispensable llevar los libros contables a un nivel de cuentas, que permitan que la informacion cumpla con las caracteristicas y cualidades que estan contempladas en decreto 2649/1993,del contrario seria incompleta de sierto modo.GRACIAS…
LAS OPERACIONES SE DEBEN REGISTRAR EN LOS COMPROBANTES A NIVEL DE CUENTAS Y SUBCUENTAS, PARA UNA MAYOR PRESENTACIóN Y CLARIDAD DE LOS MISMOS.
soy experto en el sofware TRIDENT, lo mas importante en su software de Contabilidad, es que al hacer los asientos contable a cuentas de detalles estan hayan sido creadas, todas, al mismo nivel (nivel 5=8 digitos)y asi mismo todas las cuentas de 6 digitos, nivel 4, e inferiores sean de tipo general o resumen. Y esto aplica para casi todos los software de contabilidad que hay en el mercado. asesoriadahergi@etb.net.co nietodh@hotmail.com
Lo conceptuado por ustedes aqui está acode con la orientación profesional número 5 del Consejo Tecnico de la Contaduría Pública presentada por el Consejero Dr. Luis Alfredo Caicedo Ancines y aprobada en la sesión número 008 del 13 de mayo de 2003 con la votación positiva de los Consejeros Hector Jaime Correa, Carlos Samuel Gómez Pérez, Jesús María Peña Bermúdez, Ricardo Vasquez Bernal y Fernando Espitia Melo. LUIS ALFREDO CAICEDO ANCINES Presidente
ESTOY DE ACUERDO QUE LOS LIBROS OFICIALES SE IMPRIMAN A NIVEL CUATRO YA QUE FACILITA LA COMPROBACION DE LA INFORMACION CONTABLE.
cuales son los libros oficiales de la contabilidad cuantos son
De acuerdo con el Còdigo de Cio, son obligatorios los siguientes:
a) Libro Diario
b)Libro Mayor
c)Libro de Inventarios y Balances
Esto es en cuanto a Libros de Contabiñidad, pero, hay obligaciòn de registrar ante la Càmara de Cio el Libro de Socios o Accionistas, de la Sociedades y el Libro de Actas o Asambleas.
Espero haber contribuido con tus inquietudes
Saludos
Luìs Segundo, pupo_07@yahoo.com
Yo considero que los libros se deben imprimir a nivel de cuenta, es decir, a 4 digitos.
soy asesor de soporte, mantenimiento y capacitador del programa Cafè y puedo asegurarles que este sistema esta diseñado para sacarlos a cualquier nivel sin parametros especiales.
si requiero verificar despues la informaciòn los listo a nivel de subcuenta y listo.
me gustaria que conocieran màs del programa ingresando a http://www.syscafe.com.co o enviar correo a walter@syscafe.com.co
ACA NO ESTAMOS PARA DARNOS UN CHAMPU PUBLICITARIO NI MUCHO MENOS PARA HACER CUñAS CON FINES LUCRATIVOS, ESTAMOS PARA HACER COMENTARIOS RESPECTO A LOS TEMAS PROPUESTOS, RESPETO A LA PROFESION POR FAVOR….ALEXANDER
Los libros oficiales se deben registrar a nivel de cuenta es decir cuatro digitos pero considero que los registros contables y/o comprabantes de contabilidad deben ser a nivel de ocho digitos cuentas auxiliares con ello la impresión de dichos libros auxiliares sería muy clara y precisa
[...] (Nota: respecto al “nivel de la cuenta” con el cual se deberían imprimir los libros oficiales, como el Diario que aquí ilustramos, puedes consultar nuestro anterior editorial : A qué nivel de detalle se deberían asentar las cifras en los libros oficiales?”) [...]
La mayoria estamos de acuerdo, es a nivel de cuenta, 4 dígitos, cumplimos la norma
MUY BUENOS LOS COMENTARIOS, PERO NECESITAMOS SOLUCIONES CONCISAS Y PRECISAS, NO COMENTARIOS SUPERFLUOS QUE NO SOLUCIONAN O ACLARAN NADA…GRACIAS…ALEXANDER
Todos los principios contables estan orientados a uno en particular, El de la TRANSPARENCIA. Asi es que, si al imprimir a un nivel determinado, usted viola este PRINCIPIO, Las consecuencias actuarian posteriormente en detrimento de la profesión, al no poder el ente Fiscal, Directivas o socios establecer una situación en procedimientosde control posterior. Los libros son una Obligacion Fiscal, pero adicionalmente se constituyen en una de las herramientas Pricipales de control posterior siempre y cuando esten al dia.
Atentemente
JOHNNY CANTILLO
Auditor de Sistemas y Bases de Datos Corporativas
Gracias a Dios tenemos al menos una NORMA que nos obliga a tener Libros Oficiales y da algunas pautas para llenarlos. A pesar de esto, seguimos cada uno aplicando un criterio personal, bien sea por comodidad, por economía o por otra cosa.
Sin duda alguna, el propósito de la Ley es que en los Libros Oficiales Contables, quede plasmada la información económica de LA EMPRESA, de tal manera que posteriormente se pueda verificar, hacer cruces de información y a la vez sirva como medios de prueba en circunstancias que lo ameriten ante las entidades de control, propietarios, etc.
Siendo así, lo más indicado es que se diligencien a nivel de SUB-CUENTA (6 digitos).
De otra parte, seria muy conveniente que hubiera una reforma de la LEY, indicando en forma precisa la manera de llenar los Libros.
FELIZ DIA, COLEGAS!!!
Para complementar con lo dicho hasta ahora, sobre las dudas del número de digitos en que se deben imprimir los libros oficiales, les comento, que en Barranquilla, para poder solicitar devolución de Iva por saldos a favor ante la Dian, ellos tienen un modelo de carta en la cual te exigen que certifiques los valores registrados en el libro diario, sobre las cuentas de Iva por pagar 240801-240810, retención de Iva 135517, por consiguiente se debe tener impresos los libros oficiales al nivel de 6 dígitos, porque de lo contrario se hace imposible cumplir con este requerimiento tributario.
De ahí que a pesar que los programas contables no tengan esa opción se les debe exigir o buscar el mecanismo necesario para imprimir los libros oficiales a 6 digitos, porque en una empresa que estamos asesorando el personal de la Dian, para poder aceptar la devolución del Iva a Favor exigió que los libros debían estar impresos a 6 dígitos
En el caso del libro Inventarios y Balances me permito hacer dos consultas:
1. A que nivel se debe llevar?
2. Es necesario que las cuentas esten anivel de terceros?
3. Cual debe ser el detalle de los inventarios?
4. Que sucede cuando el software no tiene posibilidades de imprimir este libro? Que otras opciones hay?
El libro de inventario y balances, se debe tener en cuenta como si se hicieran los anexos de la declaración de renta, ya que es el resumen del año. Si tu programa no tiene este libro, te comento lo que yo hago en ese caso; listo el balance de prueba, posterior a ello los anexos de balance, el analisis de cartera, el inventario de productos o cualquier otro inventario que tengas, el analisis de proveedores y en los ingresos, gastos y costos por pagos a terceros. Cualquier otra pregunta me puedes escribir.