Una vez que la empresa (de persona natural o jurídica) consigue que la DIAN le asigne su Número de Identificación Tributaria (NIT), es muy común ver que el único uso que le dan es el de incluirlo en las facturas de venta.
Hasta ahí está muy bien, porque de hecho, así lo exige el Art.617 del Estatuto Tributario. Sin embargo, el texto del Art. 619 del E.T nos permite establecer que no sólo en las facturas venta debe publicarse el NIT de la empresa, sino hasta en los membretes de su correspondencia como podemos ver claramente expresado:
ART. 619. — En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT. En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria
De esta norma podemos concluir que en todo tipo de correspondencia (interna o externa) que emita la empresa debe darse publicidad al NIT. También en los contratos comerciales que suscriba; en sus comprobantes de egreso, remisiones, órdenes de compra, recibos de caja, notas de contabilidad, libros oficiales y cualquier otro documento expedido o elaborado por la empresa y que se relacione con las operaciones llevadas acabo por la misma.
Ahora bien, cabe la pregunta ¿Por qué se exige que figure el NIT de la empresa en toda su documentación ?
La norma contenida en el Art.755 del ET nos indica lo siguiente:
ART. 755. La omisión del NIT o del nombre en la correspondencia, facturas y recibos permiten presumir ingresos. El incumplimiento del deber contemplado en el artículo 619, hará presumir la omisión de pagos declarados por terceros, por parte del presunto beneficiario de los mismos.
Esta norma es de trascendental importancia en los casos de empresarios que se atreven a llevar una doble contabilidad. Es apenas obvio que en los documentos que elaboran para soportar las ventas de su contabilidad subterránea (“recibos de caja”; o “remisiones”) no colocan su verdadero nombre fiscal ni su NIT. Sin embargo, es muy posible que alguna vez las personas naturales que les hacen compras a ese tipo de empresarios tengan la obligación de presentar declaración de renta.
En tal caso, como algunas de tales personas no conocen los requisitos tributarios que deben cumplir los documentos con los que han de soportar sus costos y gastos, piensan que es valido incorporar como costo o gasto esa compra hecha al empresario y utilizan como soporte el “recibo de caja” o la “remisión” que les expidieron. Cuando la DIAN audite dicha declaración, descubrirá ese tipo de soportes e inmediatamente iniciará el proceso contra el empresario evasor quien en ese momento no podrá alegar la ausencia de identificación tributaria como prueba de que él no hizo dichas ventas, y se presumirá que todas ellas han sido omitidas en sus declaraciones de renta y ventas.
Otra manera fácil de detectar este tipo de evasión, es cuando los propios funcionarios de la DIAN se hacen pasar por compradores sin que el empresario se percate de ello.
En vista de lo antes comentado, recomendamos que los funcionarios encargados de emitir los documentos y correspondencia de la empresa siempre se aseguren de estar incluyendo, en todos ellos , el nombre o razón social completo y N.I.T. de la misma. De esta forma se cumple con la norma tributaria y a la vez se pueden desvirtuar los indicios de una posible “doble contabilidad” lo cual afectaría negativamente la imagen de la empresa.
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En actualicese.com hemos programado una serie de Jornadas de Actualización para el fin de año 2008 e inicio del 2009 que incluyen:
* Recuerda que si no puedes estar en alguna de las conferencias, cada conferencia quedará publicada para que la repitas cuando necesites.
¿Cómo interpretar el Mercado de Capitales en Colombia?
Conferencista: Jose Arbey Maldonado
Nueva Ley sobre Facturación (Ley 1231 de Julio de 2008) y otras normas relacionadas
Conferencista: actualicese.com (Dr. Diego Hernán Guevara M.)
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Conferencista: Dr. Joser Arbey Maldonado
Gobierno Corporativo: una perspectiva de control empresarial innovador
Conferencista: Victor Abreu
5 Oportunidades Económicas para el Contador Público en la Industria del Conocimiento
Invitados: Orlando Rincón, Carlos Lián, Juan Fernando Zuluaga
Foro: Propuesta de Tabla de Honorarios Profesionales para Contadores Públicos
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Duración: 30 minutos
Ese es un caso muy similar a anteriores por otros conceptos en los que, por la acumulacion al finalizar el año, se exceda en pagos limites dados por el legislador cada año y de ahi que se les deba pedir su respectivo NIT y hasta ilustrarlos acerca de la conveniencia de que deba admitir la respectiva Retencion si no llegare a aplicar en el monto minimo.
De seguro nos agradeceran la ilustracion, si les hacemos el ejercicio respectivo, esto es, el eventual de la Declarcion de tenta al finalizar el año y lo saludable de haber admitido las retenfuentes: es la manera de no quejarse al no tener liquidez en esos primeros dias del año.
Eduardo Cardenas B.
Hola Maritza,
Creo que lo mejor es que le exijas el RUT a estas personas, pues sabes que al pasar de un millon de pesos el gasto, te toca reportarlo a la DIAN y si en este periodo el tercero no esta inscrito en la administracion como transportador, no podras deducirte de tu renta este gasto o costo.
Saludos
Elkin M. Benavides W.
EN LA EMPRESA SE CONTRATAN ASESORES EXTERNOS POR CONTRATOS, A ELLOS HAY QUE AFILIALOS A ARP. Cómo se hace esta afiliación directamente la empresa por ingreso en planilla o ellos mismos se inscriben como personas totalmente indepdndientes. Ellos deben estar obligatoriamente cotizando a EPS, AFP sobre el valor del contrato. Muchas gracias por sus comentarios
El Decreto 2788 de 2.004, reglamenta el Articulo 555-2 del E.T. La DIAN realizó esta jordana de actualización e inscripción al RUT, con el objetivo de actualizar sus datos y lograr un mejor control para los contribuyentes. El Articulo 4 de la Ley 863 de 2.004 (Articulo 177-2)en su literal C, establece con claridad y requisito indispensable exigir el NIT (RUT). Se exceptua de lo anterior las operaciones que se detallan en el articulo 437 del Estatuto Tributario.Luego es indispensable el NIT en aquellos que son parte de las operaciones mercantiles o son soportes de la contabilidad.
Articulo 123-124-125- del DTO 2649/93 pueden ser de utilidad y complemento.
Dios les bendiga.
Es de saber que de acuerdo a lo establecido en el Dcto 510 de Marzo de 2003, el cual reglamenta parcialmente varios artículos de la Ley 797/93 en su Art. 1 “…las personas naturales que prestan directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten, deberán estar afiliados al Sistema General de Pensiones y su cotización deberá corresponder a los ingresos que efectivamente perciba el afiliado. Para este propósito, él mismo deberá declarar en el formato que para tal efecto establezca la Superintendencia Bancaria, ante la administradora a la cual se afilie, el monto de los ingresos que efectivamente percibe, manifestación que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento.
El afiliado deberá actualizar dicha información, cuando se produzcan cambios significativos en sus ingresos, es decir, en más del 20%, respecto de su declaración inicial y, en todo casa, por lo menos una vez al año dentro de los dos primeras meses…”
Por tanto La obligatoriedad es de el profesional y no de la empresa que contrata.
Maritza y demas lectores,
Se acuerdan de que es lo mismo un peso que 30 millones?, pues bien este caso aunque diferente….es lo mismo, pues la obligacion no es si es por mas de cinco o diez, no la norma es por cada uno para efectos de poder deducir nuestros costos y gastos, parece engorroso..pero es muy costoso no hacerlo y hay otras obligaciones en las que tembien aplica. Un ejemplo es el de las notas contables para con las operaciones con personas del regimen simplificado, recuerdan?
Cordial saludo.
CORDIAL SALUDO: MI PREGUNTA ES LA SIGUIENTE:
EN RELACION CON LA RESOLUCION DE FACTURA QUE SOLICITAMOS EN LA DIAN,
Al respecto de la exigencia del RUT Trascribo la norma que menciono Harold H Ruiz D. ART. 4 LEY 863 DEL 2003 (NO ACEPTACION DE COSTOS Y GASTOS) Aanalicemos Que la no aceptación de costos por falta del RUT es solo para las operaciones GRAVADAS CON EL IVA y los fletes NO SON GRAVADOS.
ARTICULO 4. No aceptación de costos y gastos. Adiciónase el siguiente artículo al Estatuto Tributario:
“Artículo 177-2. No aceptación de costos y gastos. No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de operaciones gravadas con el IVA:
a) Los que se realicen a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000) en el respectivo período gravable (valor año base 2004).
b) Los realizados a personas no inscritas en el régimen común del impuesto sobre las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos superen un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($60.000.000) en el respectivo período gravable (valor año base 2004).
c) Los realizados a personas naturales no inscritas en el régimen común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario.
Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) de este artículo, la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del responsable del régimen simplificado en el RUT, operará a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo 555-2.”
COMO PERSONA NATURAL COMPRADORA OCASIONAL DE SERVICIOS ARTISTICOS, ME FUE EXIGIDO EL RUT POR LA COMPAñíA VENDEDORA DE LOS MISMOS.. ESTO ES PROCEDENTE???
RECIVO DE CAJA ,CONCIGNACION BANCARIA ,COMPROBANTE DE GRESO Y CHEQUE
En la compañia donde trabajo, estoy apenas aprendiendo a realizar en la aplicacion todo lo que es : recibos de caja,egresos y lo demas pero hoy me salto una inquietud: cuando iba a ingresar las consignaciones que nosotros hacemos a los diferentes bancos donde se tienen las cuentas, esto como debe ir detallado y a que tipo de cuenta
muchas gracias y espero la colaboracion de ustedes. :)
Es importante que através de anális de preguntas se saque la mejor interpretación para que cada cual le de su interpretación conforme haya entendido llevado a la práctica.
gracias.