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2. ARTÍCULOS CON EFECTOS EN MATERIA DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

En este aspecto son varios los artículos de la ley 962 los que introducen importantes cambios. Vamos a mencionar y comentar cada uno de ellos.

“ ARTÍCULO 4. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE LOS FORMULARIOS OFICIALES. Cuando fuere el caso, todas las entidades y organismos de la Administración Pública deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse la respectiva obligación, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.

PARÁGRAFO 1. El Gobierno Nacional reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepción de aquellos relacionados con el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública; así como la implementación de medios tecnológicos para el cumplimiento de la respectiva obligación, en un término no mayor de un (1) año.

PARÁGRAFO 2. En todo caso las entidades de la Administración Pública deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.

Para todos los efectos de ley se entenderá que tienen el carácter de formularios oficiales aquellas copias de dichos formularios que obtengan de los medios electrónicos a que se refiere el inciso anterior”.

 

Comentario

En el plazo de un año, es decir en julio de 2.006, y si es que no sale alguna otra ley que modifique a la ley 962, podremos esperar que los valores que hoy se deben cancelar para adquirir los formularios de declaraciones tributarias (ej.: formularios de declaración mensual de retención en la fuente o bimestral de declaración del IVA, por los cuales se cancelan $3.500) ya no se tengan que seguir cancelando pues los formularios volverán a ser, como lo fueron hasta finales del año 1.999, formularios gratuitos. Esta misma disposición también será aplicable para los formularios que se deben adquirir para cumplir con declaraciones tributarias por impuestos municipales y departamentales.

Igualmente, aparte de los formularios en papel que se podrán adquirir gratuitamente, la norma está contemplando la obligación de que todas las entidades de la Administración pública pongan a disposición de los usuarios, y por medios electrónicos (Internet) esos mismos formularios para obligaciones tributarias y todos los demás que se deben diligenciar para los trámites ante tales entidades (Ej. formularios para trámites ante las embajadas, o para trámites ante los juzgados, etc.) con lo cual habrá un gran ahorro del tiempo que implica hoy día el tener que desplazarse hasta los puntos de venta u oficinas para estar consiguiendo los formularios impresos. Faltará esperar la reglamentación que debe hacer el Gobierno para conocer si los formularios que se pongan a disposición en el Internet tendrán o no la posibilidad de ser diligenciadosa allí mismo y luego imprimirlos, o si solo será posible imprimirlos en blanco y luego diligenciarlos a mano o en máquina de escribir. En todo caso, en cuanto a los formularios para las declaraciones tributarias administradas por la DIAN , y que algunos contribuyentes hoy día las presentan por “vía electrónica”, consideramos que seguirá siendo necesario primero que la DIAN señale a cuáles contribuyentes les corresponde hacerlo por dicha vía y a cuales no, tal como se viene dando hoy día en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo579-2, pues tal sistema de declaraciones electrónicas implica el utilizar mecanismos de control muy especializados como las “firmas electrónicas”.

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“ARTÍCULO 5. NOTIFICACIÓN. Cualquier persona natural o jurídica que requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en cualquier persona el acto de notificación, mediante poder, el cual no requerirá presentación personal, el delegado sólo estará facultado para recibir la notificación y toda manifestación que haga en relación con el acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada. Las demás actuaciones deberán efectuarse en la forma en que se encuentre regulado el derecho de postulación en el correspondiente trámite administrativo. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo la notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social.”

 

Comentario

Esta disposición es bastante útil para aquellos casos en que una persona natural que debía notificarse personalmente de algún acto administrativo (ej: un mandamiento de pago de las autoridades tributarias) y para lograrlo se veía en la obligación de desplazarse hasta las oficinas de la dependencia pública lo cual era difícil si la persona se hallaba enferma, en otra ciudad o fuera del país. Con esta medida, bastará que otorgue poder escrito (entendemos que autenticado ante notario) para que autorice a otra persona que en su representación acuda hasta la oficina de la entidad pública y únicamente se encargue de recibir el documento con el cual se notificaba el acto administrativo. Dicho apoderado no podrá aceptar o rechazar los asuntos contenidos en el documento, pues su función es solo la de recibir el documento en representación de su poderdante. Cabe mencionar que es muy importante que quienes requieran ser notificados de un acto administrativo lo hagan en las fechas en que son citados por la entidad oficial, pues desde ese mismo día empiezan a correr los plazos de ley para responder a los posibles cargos que en el mismo se le imputan.

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“ARTÍCULO 6. MEDIOS TECNOLÓGICOS. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.

La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y pública ción de tales actuaciones y actos, podrán adicional mente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.

Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.

En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.

La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.

PARÁGRAFO 1. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

PARÁGRAFO 2. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

PARÁGRAFO 3. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional”.

 

Comentario

La ley está contemplando la posibilidad de que los “recursos” jurídicos de que puede hacer uso un ciudadano para responder ante los actos de la administración pública (ej.: recursos de reconsideración, recurso de apelación, etc) se podrán hacer llegar hasta la entidad pública a través de las páginas de internet con las que deberá contar dicha entidad pública. Con esto también se esta ahorrando el tiempo que implica desplazarse hasta las sedes de las entidades públicas y radicar dichos recursos. El mismo procedimiento se podrá aplicar para presentar quejas o reclamaciones. En todo caso, para garantizar la autenticidad de quien firma los recursos, quejas o reclamos, se hará necesario que el Gobierno nacional establezca la reglamentación respectiva

 

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“ARTÍCULO 10. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVIÓ DE INFORMACIÓN. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:

ARTÍCULO 25. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVIÓ DE INFORMACIÓN. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.

En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario . Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.

PARÁGRAFO. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada."

Comentario

Mediante esta disposición, será posible que los oficios, requerimientos, emplazamientos y demás que lleguen a enviar las autoridades públicas (por ejemplo las autoridades tributarias), se puedan enviar, no solo por correo certificado, sino también a un correo electrónico (recuérdese que por ejemplo en el caso de los obligados a inscribirse en el RUT, al tramitar dicho registro tambien se puede incluir una dirección de correo electrónico). Así mismo, las respuestas que deben darse a tales actos oficiales se podrán hacer también por correo electrónico (la dificultad al utilizar estos medios electrónicos para efectos de enviar las respuestas, será cuando a los escritos se deben adjuntar otros documentos de pruebas solicitados por las entidades, caso en el cual solo se podrá seguir haciendo en papel). Con esta disposición se debe entender también ampliado el alcance jurídico de los artículo 563 (Dirección para notificaciones), 564 (formas de notificación de las actuaciones de la Administración de impuestos) y 566 (Notificación por correo) del Estatuto Tributario por lo cual será posible esperar que en próximos días la DIAN de a conocer alguna Resolución para aclarar este aspecto.

Igualmente, es muy importante resaltar que la fecha en que empiezan a correr los plazos para responder a las autoridades, ya no será la fecha de introducción al correo que tenga el acto administrativo, sino la fecha de recepción del mismo. En caso de que no sea posible establecer claramente esa fecha de recepción, se asume que la misma se produjo a los 10 días de introducción en el correo . El problema es que la ley no aclara si esos 10 días son “días hábiles” o “días calendario”. Guiándonos por la forma en como hasta ahora se han venido aplicando esos términos de plazos para respuestas a las autoridades, consideramos que deben entenderse como “días hábiles”.

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“ARTÍCULO 26. FACTURA ELECTRÓNICA. Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio”

Comentario

La factura electrónica está contemplada en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario como uno de los “documentos equivalente a la factura de venta”. El Gobierno nacional, mediante el decreto 1094 de junio 21 de 1.996 había efectuado la respectiva reglamentación sobre lo que son las “facturas electrónicas” y los requisitos que deben cumplir quienes la expidan. En dicho decreto se había establecido lo siguiente

DECRETO NÚMERO 1094 DE 1996

(Junio 21)

 

“Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del estatuto tributario”.

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de las facultades constitucionales y legales, y en especial de las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 616-1 del estatuto tributario,

DECRETA:

Factura electrónica

ARTÍCULO 1º—Definición. Para los efectos del presente decreto, entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.

 

ARTÍCULO 2º—La factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta, deberán hacerlo a través de una red de valor agregado, de acuerdo a lo establecido en el presente decreto.

El agente emisor de la factura electrónica será responsable ante la administración tributaria por el cumplimiento de los requisitos que la ley contempla para la factura, los cuales deberán figurar en códigos estándar.

 

ARTÍCULO 3º—Empresas administradoras de redes de valor agregado. Las personas o entidades que se encuentran autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones para prestar el servicio de valor agregado, que deseen intermediar en la transmisión electrónica de facturas de acuerdo a lo previsto en el presente decreto, deberán registrarse ante la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a más tardar treinta (30) días antes del inicio de dicha actividad. Para quienes se encuentren operando, el plazo se contará a partir de la vigencia del presente decreto.

 

La solicitud de registro deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Demostrar por cualquiera de los medios probatorios establecidos para el efecto, que la persona o entidad tiene su residencia o domicilio en Colombia;

b) Acreditar que el nodo central de la red de valor agregado, se encuentra localizado dentro del territorio nacional. Entiéndase por nodo central todos los equipos de computación, comunicaciones, almacenamiento y software utilizados para administrar la red de valor agregado y sus buzones electrónicos;

c) Presentar copia de la autorización del Ministerio de Comunicaciones;

d) Será necesario demostrar que la transmisión de la factura y los demás documentos contables que afectan una transacción de venta o prestación de servicios, se hará a través de la red que administra, utilizando el lenguaje estándar universal denominado Edifact, y

e) Informar el número estándar de localización empresarial de cada uno de sus afiliados, emisores y receptores, debiendo informar a la subdirección de fiscalización cualquier cambio en los suscriptores, dentro de los primeros quince (15) días del mes siguiente a la modificación, cuando sea del caso.

PAR. 1º—Sobre la solicitud de registro el subdirector de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá pronunciarse dentro de los quince (15) días siguientes contados a partir de su presentación en debida forma.

Contra la providencia que resuelve la solicitud únicamente procede el recurso de reposición ante el subdirector de fiscalización el cual debe interponerse por el representante legal o apoderado dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación. El recurso de reposición presentado en debida forma será resuelto dentro del mes siguiente a su interposición.

PAR. 2º—En el evento que la empresa administradora de la red decida conectarse a otras redes con posterioridad al registro, deberá informar a la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por lo menos con treinta (30) días de anticipación a la conexión. En igual forma se procederá cuando las condiciones técnicas de la red o alguno de sus elementos cambie por cualquier circunstancia.

ARTÍCULO 4º—Buzón electrónico fiscal. Los administradores de redes de valor agregado registrados ante la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberán poner a disposición de la entidad un buzón electrónico, en el cual se registren todas las transacciones de venta o prestación de servicios y los ajustes a las mismas.

Sin perjuicio de lo anterior, el administrador de la red de valor agregado conservará la siguiente información, para ponerla a disposición de la administración tributaria:

a) Nombre o razón social y NIT del emisor de la factura con indicación de la fecha de transmisión e identificación de los receptores, y

b) Nombre o razón social y NIT del receptor de la factura con indicación de la fecha de recepción e identificación de los emisores.

Deberá dejarse constancia de las transmisiones de datos no exitosos o intercambios incompletos.

ARTÍCULO 5º—Factura electrónica como soporte fiscal. El registro electrónico que cumpla los requisitos señalados en el presente decreto servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA y demás operaciones.

Excepcionalmente cuando no sea posible acceder a la red se podrá exigir la impresión en papel de una factura o un lote de las mismas, en las condiciones que previamente señale la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En todo caso los archivos magnéticos y el software utilizado para el intercambio de documentos a través de la red, deberá conservarse por el término establecido por el artículo 632 del estatuto tributario.

ARTÍCULO 6º—Procedimiento y sanciones. A la factura electrónica se le aplicará el procedimiento y sanciones previstos en el estatuto tributario.

ARTÍCULO 7º—Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 21 de junio de 1996.

Con la norma aprobada en la ley 962 de 2.005, lo que se debe entender es que quienes expidan “facturas electrónicas” ya no están obligados a hacerlo únicamente mediante las entidades mencionadas en el artículo 2 del decreto 1.094, sino que podrán hacerlo usando cualquier otro tipo de tecnología la cual debe garantizar la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de sus conservación. Ante tal disposición, va a ser necesario que en próximos días el Gobierno Nacional expida alguna reglamentación pertinente que modifique al decreto 1094 de junio de 1996 o que indique cuáles requisitos deben cumplir las tecnologías a través de las cuales se expidan las “facturas electrónicas”

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“ARTÍCULO 43. CORRECCIÓN DE ERRORES E INCONSISTENCIAS EN LAS DECLARACIONES Y RECIBOS DE PAGO. Cuando en la verificación del cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes, responsables, agentes de retención, y demás declarantes de los tributos se detecten inconsistencias en el diligenciamiento de los formularios prescritos para el efecto, tales como omisiones o errores en el concepto del tributo que se cancela, año y/o período gravable; estos se podrán corregir de oficio o a solicitud de parte, sin sanción, para que prevalezca la verdad real sobre la formal, generada por error, siempre y cuando la inconsistencia no afecte el valor por declarar.

Bajo estos mismos presupuestos, la Administración podrá corregir sin sanción, errores de NIT, de imputación o errores aritméticos, siempre y cuando la modificación no resulte relevante para definir de fondo la determinación del tributo o la discriminación de los valores retenidos para el caso de la declaración mensual de retención en la fuente.

La corrección se podrá realizar en cualquier tiempo, modificando la información en los sistemas que para tal efecto maneje la entidad, ajustando registros y los estados financieros a que haya lugar, e informará de la corrección al interesado.

La declaración, así corregida, reemplaza para todos los efectos legales la presentada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, si dentro del mes siguiente al aviso el interesado no ha presentado por escrito ninguna objeción.”

Comentario

En esta ocasión se revive de nuevo, y también con la categoría de ley, una disposición que en el pasado había sido incluída como el artículo 15 del decreto-ley 266 de febrero del año 2.000.

La intención de la norma aprobada de nuevo en la actual ley 962 de 2.005 es la de facilitar los procesos de corrección, en las declaraciones tributarias, de aquellos errores que no son materiales pero que para efectos del control de los tributos las autoridades tributarias, mediante envío de oficios al domicilio del contribuyente, exigían que se subsanaran teniendo que volver a presentar en bancos una nueva declaración (correcciones motivadas solo por errores del período declarado, o por el nit, o por no haber diligenciado un renglón donde se efectuaba la suma de otros renglones anteriores, etc.). Por tal motivo, bajo la vigencia de esta nueva ley, la autoridad tributaria misma está autorizada para efectuar las correcciones internas, y sin lugar a sanciones, de esos errores no materiales que ella misma detecte, y simplemente notificará al contribuyente para que este quede enterado teniendo el contribuyente solamente un mes como plazo para hacer alguna objeción.

La norma también indica que el mismo contribuyente puede presentar la solicitud a la autoridad tributaria para que dicha entidad, en sus sistemas internos, se sirva entrar a corregir dichos errores no materiales. Esto era algo que en varias administraciones de la DIAN en el país ya se venía aplicando desde hace tiempo mediante diligenciamiento del formato “solicitud de corrección cuenta corriente”

Aunque la norma no lo indica expresamente, es dable entender que esta disposición se ha de aplicar tanto para los procesos de corrección de declaraciones tributarias de los impuestos nacionales administrados por la DIAN (incluídas las declaraciones de importación o exportación) como para las declaraciones tributarias de los impuestos municipales y departamentales administrados por cada municipio y/o departamento.

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“ARTÍCULO 44. INFORMACIÓN SOBRE CONTRIBUYENTES. La Administración Tributaria no podrá requerir informaciones y pruebas que hayan sido suministradas previamente por los respectivos contribuyentes y demás obligados a allegarlas. En caso de hacerlo el particular podrá abstenerse de presentarla sin que haya lugar a sanción alguna por tal hecho.

Los requerimientos de informaciones y pruebas relacionados con investigaciones que realice la administración de impuestos nacionales, deberán realizarse al domicilio principal de los contribuyentes requeridos.

PARÁGRAFO. Para los efectos previstos en el presente artículo se entiende por información suministrada, entre otras, la contenida en las declaraciones tributarias, en los medios magnéticos entregados con información exógena y la entregada en virtud de requerimientos y visitas de inspección tributaria ”

Comentario

Con esta medida las autoridades tributarias (tanto del orden nacional como del orden territorial) deberán tener presente efectuar un mejor control de los archivos sobre documentos que ya han sido presentados y/o enviados por los contribuyentes pues en caso de que los extravíen no deberán estar exigiendo su envío de nuevo a tales contribuyentes.

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“ARTÍCULO 45. EXIGENCIAS SOBRE NUMERACIÓN CONSECUTIVA PARA EL CASO DE FACTURACIÓN MEDIANTE MÁQUINAS REGISTRADORAS. Adiciónase el siguiente parágrafo al artículo 617 del Estatuto Tributario:

"ARTÍCULO 617. Estatuto Tributario

(…)

"PARÁGRAFO. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares."

Comentario

Los tiquetes expedidos con máquinas registradoras están considerados como “documentos equivalentes a facturas de venta” (vease artículo 616-1 del ET). En el artículo 617 del Estatuto tributario lo que se listan son los requisitos que deben cumplir las “facturas de venta”, a saber:

ARTÍCULO 617.—Modificado. L. 223/95, artículo 40. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta;

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;

c) Modificado. L. 788/2002, artículo 64. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado;

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta ;

e) Fecha de su expedición;

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;

g) Valor total de la operación;

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras , con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

PAR.—En el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Al agregarse un nuevo parágrafo al artículo 617, que sería en consecuencia el parágrafo 2, la norma está definiendo cómo será la numeración que deberá imprimir la máquina registradora en cada uno de los tiquetes respectivos indicándose que aunque puede iniciar en un mismo número cada dia ( o cada cierto período de tiempo), en todo caso el tiquete debe contener algun prefijo adicional al número para lograr que cada venta por la que se expidió tiquete quede claramente distinguida de las otras ventas que puedan llegar a tener el mismo número.

Cabe mencionar que con el decreto 1165 de 1.996, en su artículo 6, el Gobierno Nacional ya había reglamentado los requisitos que debían cumplir los tiquetes de máquina registradora cuando fueran utilizados como documento equivalente a la factura. En dicho decreto tambien se dispuso que debían llevar un número consecutivo. Por otro lado, es necesario recordar que quienes utilicen tiquetes de máquina registradora no deben solicitar autorización de la numeración ante la DIAN pues así lo dispone el artículo 3 de la Resolución 3878 de junio 28 de 1.996. Tampoco deben discriminar el nombre y nit del adquirente de los bienes y servicios pues así lo dispuso el artículo 4 del decreto 522 de marzo de 2.003.

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“ARTÍCULO 46. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente”.

Comentarios

Esta nueva disposición introducida con la ley 962 de julio es de trascendental importancia por cuanto según lo indicado en el artículo 632 del ET, el plazo para conservar las informaciones y pruebas que respalden una declaración de renta presentada estaba fijado en cinco (5) años contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, pero ahora, según la nueva disposición, solo se hará necesario conservar esta información por el tiempo que se necesite esperar para que la declaración de renta quede en firme. Al respecto, el artículo714 del Estatuto tributario dispone: “ARTÍCULO 714.—Firmeza de la liquidación privada. La declaración tributaria quedará en firme, si dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para declarar, no se ha notificado requerimiento especial. Cuando la declaración inicial se haya presentado en forma extemporánea, los dos años se contarán a partir de la fecha de presentación de la misma.

La declaración tributaria que presente un saldo a favor del contribuyente o responsable, quedará en firme si dos (2) años después de la fecha de presentación de la solicitud de devolución o compensación no se ha notificado requerimiento especial.

También quedará en firme la declaración tributaria, si vencido el término para practicar la liquidación de revisión, ésta no se notificó”

Así mismo es importante recordar que el período de firmeza de las declaraciones de renta de los años 2.004, 2005 y 2006 podrá ser inferior a los 2 años comentados en la norma del artículo 714, siempre y cuando se cumplan en su totalidad los requisitos para acceder al beneficio de auditoría definido en el artículo 689-1 con lo cual la firmeza podría producirse hasta en 6 meses después de su presentacion. En todo caso, es válido advertir que aun cumpliendo los requisitos del artículo 689-1, la norma del artículo 147 del ET, en su inciso 7 dispone muy expresamente que : “ El término de firmeza de las declaraciones de renta y sus correcciones en las que se determinen o compensen pérdidas fiscales, será de cinco (5) años contados a partir de la fecha de su presentación”.

Para entender entonces cuales serían los documentos que respaldan una declaración de renta y que por tanto, para fines fiscales , se deben conservar solo durante el tiempo necesario hasta que se produzca su firmeza;debemos citar el artículo 632 del ET el cual dispone (se subraya que estos plazos son para fines fiscales, pues si la información que se alista en el artículo 632 se llega a necesitar para otros fines, tales como los mercantiles, laborales y demás, en ese caso sí se deben seguir conservando por los plazos fijados en otras normas; véase le artículo 28 de esta misma ley 962 de 2005 que estamos comentando):

“ARTÍCULO 632 del ET.—Deber de conservar informaciones y pruebas . Para efectos del control de los impuestos administrados por la(Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

 

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

 

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

 

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes

Para concluir este punto, y aunque el artículo 46 de la ley 962 solo menciona expresamente que los documentos a conservar son los relacionados con la declaración de renta, es válido recordar que a la luz del artículo 705-1, las declaraciones de retenciones en la fuente y de IVA también quedan en firme en el mismo plazo en que quede en firme la declaración de renta del año al que correspondan dichas declaraciones de retenciones y de IVA. Por tanto, podemos hacer la anotación de que la DIAN únicamente podrá solicitar pruebas y documentos para las declaraciones de IVA y de retención en la fuente en el mismo plazo de tiempo que tiene para hacerlo con la declaración de renta y en consecuencia, los documentos que respalden las declaraciones de retenciones en la fuente y de IVA, también se deberían conservar por ese mismo plazo de tiempo. Como ultimo comentario, cabe decir que lo dispuesto en el artículo 46 de la ley 962 de 2005 no podrá aplicarse a quienes presentan “Declaración de ingresos y patrimonio”, pues la norma solo hizo referencia a la “declaración de renta”.

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“ARTÍCULO 47. FIJACIÓN DE TRÁMITES DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS. Adiciónese el artículo 855 del Estatuto Tributario, con un inciso final del siguiente tenor:

"ARTÍCULO 855 (…)

El término previsto en el presente artículo aplica igualmente para la devolución de impuestos pagados y no causados o pagados en exceso."

Comentario

Para ilustrar la manera en como queda desde ahora el artículo 855 del ET, debemos contrastar el contenido que tenía hasta antes de la modificación introducida con la ley 962 de julio de 2.005 y su contenido después de la modificación así:

Antes de la modificación

Después de la modificación

ARTÍCULO 855.—Término para efectuar la devolución . La administración de impuestos deberá devolver, previa las compensaciones a que haya lugar, los saldos a favor originados en los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma. PAR. 1º—Modificado. L. 49/90, artículo 41. En el evento de que la Contraloría General de la República efectúe algún control previo en relación con el pago de las devoluciones, el término para tal control no podrá ser superior a dos (2) días, en el caso de las devoluciones con garantía, o a cinco (5) días en los demás casos, términos éstos que se entienden comprendidos dentro del término para devolver. PAR. 2º— La Contraloría General de la República no podrá objetar las resoluciones de la Administración de impuestos Nacionales, por medio de las cuales se ordenen las devoluciones de impuestos, sino por errores aritméticos o por falta de comprobantes de pago de los gravámenes cuya devolución se ordene. PAR. 3º—Modificado. L. 223/95, artículo 140. Cuando la solicitud de devolución se formule dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de la declaración o de su corrección, la administración tributaria dispondrá de un término adicional de un (1) mes para devolver”

ARTÍCULO 855.—Término para efectuar la devolución . La administración de impuestos deberá devolver, previa las compensaciones a que haya lugar, los saldos a favor originados en los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma. El término previsto en el presente artículo aplica igualmente para la devolución de impuestos pagados y no causados o pagados en exceso.” PAR. 1º—Modificado. L. 49/90, artículo 41. En el evento de que la Contraloría General de la República efectúe algún control previo en relación con el pago de las devoluciones, el término para tal control no podrá ser superior a dos (2) días, en el caso de las devoluciones con garantía, o a cinco (5) días en los demás casos, términos éstos que se entienden comprendidos dentro del término para devolver. PAR. 2º— La Contraloría General de la República no podrá objetar las resoluciones de la Administración de impuestos Nacionales, por medio de las cuales se ordenen las devoluciones de impuestos, sino por errores aritméticos o por falta de comprobantes de pago de los gravámenes cuya devolución se ordene. PAR. 3º—Modificado. L. 223/95, artículo 140. Cuando la solicitud de devolución se formule dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de la declaración o de su corrección, la administración tributaria dispondrá de un término adicional de un (1) mes para devolver”

La adición de este inciso al artículo 855 del ET solo sirve para aclarar el plazo en que la DIAN debe entrar a devolver los dineros que se cancelaron en exceso o que se cancelaron sin que existiera obligación de hacerlo (pago de lo no debido), pues en el artículo 853 estaba contemplado que tales pagos deben en efecto ser devueltos por la DIAN pero las normas no aclaraban cual plazo tenía la entidad para hacerlo. En consecuencia, una vez radicada la solicitud de devolución de los pagos en exceso o de lo no debido, la DIAN solo tiene 30 días para devolver tales valores

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“ARTÍCULO 48. PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS NACIONALES Y LOCALES. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 606 del Estatuto Tributario, las declaraciones de impuestos nacionales deberán presentarse por cada persona natural o jurídica, sin que pueda exigirse la declaración por cada uno de sus establecimientos, sucursales o agencias.

En el caso de impuestos territoriales, deberá presentarse en cada entidad territorial, y por cada tributo, una sola declaración, que cobije los diferentes establecimientos, sucursales o agencias, que el responsable posea en la respectiva entidad territorial, salvo en el caso del impuesto predial”

Comentario

Esta norma está estableciendo una clara distinción en el hecho de que aun cuando en los impuestos territoriales (departamentales y municipales) sí hay lugar a que una misma persona natural o jurídica deba estar presentado una declaracion distinta a cada municipio o departamento donde desarrolle las actividades gravadas por los mismos, en todo caso para los impuestos nacionales solo se debe presentar una única declaración según el tributo de que se trate (una de renta anualmente, una de retencion en la fuente mensualmente y una de IVA bimestralmente)

Así mismo, cuando la norma utiliza la frase “sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 606 del ET”, se refiere es a que no se cambia (o que se respeta) lo dispuesto en el artículo 606 del ET (contenido de la declaración mensual de retenciones en la fuente que se presenta a la DIAN ), pues en el parágrafo 1 de dicho artículo se lee lo siguiente: “ PAR. 1º—Cuando el agente retenedor tenga sucursales o agencias, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada.

Cuando se trate de entidades de derecho público, diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración por cada oficina retenedora .

En consecuencia, sigue vigente la disposición de que las entidades de derecho público, distintas de las empresas industriales y comerciales del Estado, sí podrán seguir presentando mas de una declaración mensual de retenciones en la fuente ante la DIAN según si tiene o no mas de una oficina retenedora.

Próxima entrega: Artículos con efectos en materia de obligaciones mercantiles

Cali, julio 15 de 2.005.

Elaborado por comité de investigación contable y tributaria de actualicese.com

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