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Empresa XYZ Ltda

DEFINICION DEL CARGO

DEPENDENCIA : DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

NOMBRE DEL CARGO: COORDINADORA DE CONTABILIDAD

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE

PERSONAS A CARGO: ASISTENTES : NOMINA Y CONTABILIDAD

DEPENDENCIA FUNIONAL: ASISTENTES DE COMPRAS Y TESORERIA

1. RELACIONES EXTERNAS:

•  Entes de Control y Vigilancia: DIAN, Supersociedades, Cámara de Comercio, Industria y Comercio, DANE, Banco de la República.

•  Con asesores: Revisoría Fiscal, Asesor Tributario, de Comercio Exterior, Comercial, Laboral.

•  Contratos de Outsoursing: Nómina, Seguros, Libranzas

•  Con proveedores, todos aquellos cuando las circunstancias lo requieran.

2. OBJETIVOS

Desarrollar la contabilidad interna de Empresa XYZ Ltda. aplicando las normas y procedimientos vigentes a fin de lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales.

3. FUNCIONES  

•  Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.

•  Elaborarlas las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, remesas, industria y comercio y bimestrales de Iva y velar por su oportuno pago y presentación.

•  Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de los pagos Declaración anual de Renta y Complementarios, e Industria y Comercio, la preparación de la información en medios Magnéticos, y preparar el informe anual a la Superintendecias de Sociedades, Registro de proponente en la Cámara de Comercio, preparación de respuesta a la Encuesta Nacional del Dane.

•  Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información contable requerida para sus trabajos, así como colaborarles en lo que requieran en materia contable.

•  Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen .

•  Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.

•  Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio de los Libros Oficiales y mantener al día su impresión (Mayor y Balances, Diario e Inventarios y Balances) y los libros auxiliares.

•  Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio del Libro de Actas y el de Registro de Socios y de Junta Directiva si la hay; mantener al día su impresión.

•  Responder oportunamente a la DIAN por la vigencia de la autorización de la facturación.

•  Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el sistema de costeo vigente y su correspondiente registro contable.

•  Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, estando pendiente de sus fechas de pago y evitar que se tenga que registrar como deuda externa .

•  Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interfase de ajustes integrales por inflación y depreciaciones con Sistema de control de activos fijos.

•  La realización de arqueos a caja menor, caja principal, caja en dólares, tarjetas de teléfonos, cheques canasta.

•  Revisión mensual de la nómina, pagos de aportes (Salud, Pensión , ARP y Cajas de Compensación)

•  Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliación bancarias de cuentas nacionales y en dólares.

•  Estar pendiente de la inclusión de nuevos bienes a las pólizas de seguros, así como enviar en forma mensual el reporte de nuevas adquisiciones de activos fijos y cuando se a del caso realizar las reclamaciones por pérdida de mercancías y/o siniestros.

•  Elaboración y control de los certificados de retención en la fuente, impuesto a las ventas, retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales.

4. RESPONSABILIDADES

  •  Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos.

•  Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad.

•  Realizar análisis de la información contable con el fin de brindar información que ayude a la toma de decisiones por parte de la Gerencia.

•  Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.

•  Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de Comercio, DIAN y las Secretarias de Haciendas Municipales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

•  Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.

•  Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.

•  Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.

•  Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad

•  Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos de acuerdo con el cronograma correspondiente

5. CONOCIMIENTOS

La persona encargada del área contable debe tener los siguientes conocimientos como mínimo:

•  Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad, normas internacionales sus principios y normas técnicas de aplicación y manejo.

•  Conocimientos del manejo de costos en empresas de producción para tener las herramientas básicas para el cálculo y análisis de los costos (directos e indirectos) y sus variaciones, la presentación de los estándares y los ajustes a los mismos según el caso.

•  Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la empresa aplique adecuadamente las normas tributarias en las operaciones normales de la empresa (facturación, retenciones, etc), en casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos). Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada planeación tributaria de la empresa y elaboración de las diferentes declaraciones de impuestos.

•  Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante cámara de comercio, reformas estatutarias, elaboración de actas, etc.

•  Conocimiento para organizar y planear trabajos y tener habilidades para resolver problemas y anticipar soluciones dentro de sus funciones y responsabilidades.

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