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¿ Si se celebra una reunión universal de una sociedad colombiana en el exterior, el acta que da cuenta de dicha reunión tiene que cumplir el requisito del apostille?

R./ Las actas que dan cuenta de las reuniones del máximo órgano social, alcanzan validez en la medida en que estén aprobadas por dicho órgano o por la comisión designada para tal efecto, y se encuentren suscritas por el presidente y el secretario de la respectiva reunión, sin que se exijan por la ley requisitos adicionales. Además, el apostille es un mecanismo de autenticación de documentos públicos otorgados en el exterior, no compatible con la naturaleza privada de las actas.

¿ Si se suspende la reunión, y en el interregno entre el día en que se inició y el día de su reanudación, uno de los accionistas enajena sus acciones a un tercero, sin sujeción al derecho de preferencia por no estar pactado estatutariamente, al reanudarse la reunión continúa deliberando y decidiendo dicho accionista, o el nuevo?.  ?

Rta/ Constituyen asamblea los accionistas reunidos con el quórum y en las condiciones exigidas en la ley o los estatutos (Art. 419 C.Co.). Esto indica que al tiempo de la reunión, así como en sus respectivas reanudaciones, es menester ostentar tal calidad, la cual se verifica en el libro de registro de acciones. Por tanto, si en el lapso entre la suspensión de las deliberaciones y la fecha de la reanudación, uno de los accionistas negocia sus títulos con un tercero, tal operación deberá registrarse en el referido libro para que el adquirente pueda deliberar y decidir cuando se reanude la reunión.

¿ La pluralidad de socios se exige para configurar el quórum, o la mayoría?, que ocurre entratándose de sociedades por acciones y de sociedades de responsabilidad limitada?.  ?

R./ Tanto para deliberar como para decidir, la legislación mercantil exige que exista pluralidad de asociados (Arts. 68 Ley 222 de 1995, y 359 C.Co.), pluralidad que podrá ser física o jurídica. La única excepción a esta regla, la consagra el inciso tercero del artículo 429 del Código de Comercio, cuando dispone que en las reuniones de segunda convocatoria, de las sociedades que negocian sus acciones en el mercado público de valores, se podrá sesionar y decidir con uno o más accionistas, obviando de esta forma el requisito de la pluralidad.

¿ Un empleado de una sociedad que no ostenta la calidad de socio o accionista, puede representar acciones, cuotas o partes de interés de varios asociados en las reuniones del máximo órgano social sin incurrir en la prohibición del Art.185 del C.Co.?  ?

R./ La prohibición a que alude el artículo 185 del Estatuto Mercantil, procura garantizar la independencia entre la gestión que desarrollen tanto los empleados que ejecuten funciones administrativas de confianza y manejo, como los socios o accionistas, con las decisiones que adopte el máximo órgano social. Portal motivo, los empleados se encuentran incursos en la referida prohibición, sin necesidad que estos ostenten la calidad de socios o accionistas.

¿ Durante los quince (15) días que establece la ley para el ejercicio del derecho de inspección , los socios o accionistas pueden contratar por su cuenta una auditoría externa para que a nombre suyo ejerzan el referido derecho  ?

R./ El derecho de inspección tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría externa se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla. La eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio.

¿En una sociedad de responsabilidad limitada conformada por tres (3) socios, en donde dos (2) de ellos ostentan la calidad de administradores, para efectos de aprobar estados financieros, el socio restante puede hacerlo teniendo en cuenta que no existe pluralidad de socios como lo exige la Ley?

R./ En los casos en que los administradores no puedan votar los estados financieros por incurrir en la prohibición del artículo 185 C.Co., se deberán descontar las cuotas o acciones de tales administradores, integrándose únicamente con las de los que estén facultados para aprobar dichos estados financieros. No obstante, si solamente uno de los asociados no ostenta la calidad de administrador, será este a quien corresponda aprobarlos; pero si la totalidad de los socios ejercen la administración de la compañía, se entiende que los mismos se aprueban, sin perjuicio de que se puedan hacer observacione.

¿ En las reuniones por derecho propio y en las de segunda convocatoria los socios, o accionistas que acudan a las mismas pueden decidir reformar los estatutos sin que exista la mayoría legal o estatutaria para tal efecto  ?

R./ Si bien es cierto que en este tipo de reuniones se puede deliberar y decidir con cualquier número plural de socios, también lo es que se tienen que respetar las mayorías especiales legales o estatutarias, con forme a lo dispuesto por el artículo 186 del Código de Comercio. Por tal razón, no se puede adoptar en una reunión por derecho propio o de segunda convocatoria, la decisión de reformar estatutos sin la mayoría exigida para tal efecto.

¿Quiénes están facultados para convocar a las reuniones del máximo órgano social?

R./ Quienes están facultados para convocar a las reuniones del máximo órgano social son: Los administradores, entre los que se encuentran el representante legal, el liquidador, los miembros de junta directiva; de igual forma están legitimados para tal efecto la junta directiva como cuerpo colegiado, el revisor fiscal, y la Entidad que ejerza inspección vigilancia y control, según lo dispuesto por el artículo 181 del Código de Comercio.

¿Si se convoca a una reunión de segunda convocatoria, se requiere la antelación de 15 días exigida por la ley para el ejercicio del derecho de inspección  ?

R./ Las reuniones de segunda convocatoria proceden en los casos en que debidamente convocada la reunión ordinaria, valga decir, con todos los requisitos legales y estatutarios entre los que se encuentran los 15 días de antelación para el ejercicio del derecho de inspección, esta no se realiza por falta de quórum (Art. 429 C.Co.). Por tanto, cuando se cita a una reunión de segunda convocatoria, no es necesario hacerlo con dicha antelación, pues para la primera reunión se cumplió con el mencionado requisito.

¿ Cuando estatutariamente se ha pactado una fecha o época distinta a la señalada por la ley para celebrar las reuniones ordinarias, en que fecha se pueden reunir los socios o accionistas por derecho propio cuando aquellas no han sido convocadas en debido tiempo  ?

R./ En los casos en que estatutariamente se ha pactado una fecha o época distinta a la señalada por la ley para celebrar las reuniones ordinarias, y estas no hayan sido convocadas para realizarsen en dicho tiempo, las reuniones por derecho propio, se llevarán a cabo el primer día hábil siguiente a la fecha o época fijada en los estatutos, a las 10 p.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la compañía.

¿El poder otorgado por los socios o accionistas para ser representados en las reuniones del máximo órgano social, se tiene que conferir a personas que ostenten la calidad de abogado?

R./ El artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, señala los únicos requisitos que deben tener los poderes, es decir que consten por escrito, determinando el nombre del apoderado y de la persona en quien este puede sustituir, la fecha o época para la cual se confiere el poder, y las demás condiciones que señalen los estatutos. Por consiguiente, no es viable exigir que el apoderado tenga que ser abogado, pues sería agregar requisitos que la ley no consagra.

¿ Si en los estatutos no se ha dicho nada sobre en que época se deben llevar a cabo las reuniones ordinarias, y el representante legal convoca para que la reunión se celebre después de los tres primeros meses del año, se abre la posibilidad de una reunión por derecho propio  ?

Rta/ Si se convoca dentro de los tres primeros meses a una reunión ordinaria a celebrarse por fuera de dicho término, la reunión por derecho propio que tendría viabilidad plena si el gerente no convoca, no puede realizarse en ningún otro momento, pues ella puede realizarse en fecha distinta de la prevista en la ley si estatutariamente se pactó.

¿ Si se suspende una reunión ordinaria y no se reanuda dentro de los tres días que señala la ley, cuando se vuelvan a reunir se considera como una nueva reunión, llenando todos los requisitos de convocatoria, que efectos jurídicos ocasiona la primera reunión  ?

Rta/ Los casos de suspención de una asamblea que se reanuda cumplidos los tres días que señala el artículo 430 del Código de Comercio para el efecto, si se encuentra representada la totalidad del capital social, se puede reanudar la reunión por cumplirse los presupuestos del artículo 426 ibídem, que corresponden a los de una reunión universal. Pero si no se cumple lo anterior, se entenderá que es una nueva reunión con todos los requisitos legales.

¿ Si en la convocatoria a una reunión extraordinaria se incluye el punto de proposiciones y varios, todas las decisiones que se adopten en la reunión con relación a dicho punto son ineficaces, o únicamente las que tengan relación directa con este punto  ?

Rta/ Ãšnicamente aquellas decisiones que se adopten en desarrollo del punto de proposiciones y varios son las que se tendrían por ineficaces, dado que en la convocatoria a reuniones extraordinarias se deben establecer con precisión los puntos a tratar. No obstante en el evento de encontrarse presentes el ciento por ciento de las acciones suscritas de la compañía, se reputarán válidas las decisiones tratadas por fuera del orden del día.

¿Si se designa una comisión para que apruebe el acta de la asamblea o junta de socios y uno de los miembros de la misma no se encuentra o no firma, cómo se puede aprobar dicha acta?

Rta/ En los casos en que el máximo órgano social designa una comisión para efectos de que apruebe el acta, ésta tiene que ser aprobada por todos y cada uno de los miembros de dicha comisión, pues en este evento se actúa como cuerpo colegiado y no de forma independiente. Por tal razón, si uno de los miembros esta ausente o se niega a suscribirla, se deberá reunir la asamblea o junta para que sea ella quien otorgue la respectiva aprobación.

*Información tomada de Supersociedades

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